De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Archiefachterstanden: Adviesrapport

Rechten:

Archiefachterstanden: Adviesrapport

Rechten:

Samenvatting

SAMENVATTING: Het Gemeentearchief Weert kampt al jaren met een aanzienlijke achterstand in het toegankelijk maken van de archieven en collecties die in zijn bezit zijn. Met deze afstudeerscriptie wil ik in de vorm van een adviesrapport een bijdrage leveren om effectief beleid en een programma te formuleren voor de opzet van een projectmatige aanpak ten aanzien van de achterstand in het toegankelijk maken van archieven en collecties. Het besef over de achterstand bestaat al lang, maar de omvang ervan is nooit onderzocht. In hoofdstuk 2 kwantificeer ik de achterstand met een volledige inventarisatie van alle archieven en collecties. In hoofdstuk 3 beschrijf ik hoe de situatie met betrekking tot archiefachterstand bij een aantal archiefinstellingen in den lande was, en of zij beleid hebben ontwikkeld voor het aanpakken van de achterstand. De conclusie is dat 9 van de 10 archieven die ik heb benaderd met achterstanden te maken hebben, en dat slechts 3 van de 9 de aanpak beleidsmatig uitvoert. Hoofdstuk 4 heb ik gewijd aan de wijze waarop archiefinstellingen beleid kunnen ontwikkelen om greep te krijgen op hun achterstanden. Ik ga in op een essentiële archieftaak; archiefbeheer, en beschrijf de relatie tussen archiefbeheer en het wegwerken van achterstanden. Een wezenlijk onderdeel van archiefbeheer is het in goede, geordende staat brengen van archieven en collecties, zodat ze toegankelijk zijn en ter beschikking kunnen worden gesteld aan gebruikers. Om de informatiehuishouding op orde te hebben dient een archiefinstelling zicht te hebben op de aanwezige archieven en collecties, en in welke staat van bewerking ze zijn. Hiervoor zijn diverse beleidsinstrumenten ontwikkeld. Het is evident dat het wegwerken van achterstanden projectmatig aangepakt dient te worden. Mijn aanbeveling is om een archiefbewerkingsplan te ontwikkelen waarin in deelprojecten alle te bewerken archieven en collecties worden opgenomen met voor elk afzonderlijk de aanpak die dient te worden gevolgd. De basis voor een archiefbewerkingsplan heb ik in hoofdstuk 7 uitgewerkt. Een tweede aanbeveling is om een prioriteitenlijst te maken waarin volgens vastgestelde criteria archieven en collecties onderhanden kunnen worden genomen. Ook hiervoor heb ik een basisdocument uitgewerkt en in hoofdstuk 7 opgenomen. In het Gemeentearchief Weert zullen voornamelijk vrijwilligers worden ingezet bij het wegwerken van de achterstand bij de particuliere archieven en collecties. In hoofdstuk 5 behandel ik de vraag over welke competenties de vrijwilligers in het Gemeentearchief Weert moeten beschikken bij het toegankelijk maken van archieven en collecties. Hoofdstuk 6 staat in direct verband met hetgeen in hoofdstuk 5 is beschreven. Het is een feit dat in het Gemeentearchief Weert met name vrijwilligers (moeten) worden ingezet bij de aanpak van de archiefachterstand. Om het vrijwilligerswerk in goede banen te leiden is het nodig alle aspecten die hiermee te maken hebben in een vrijwilligersbeleid vast te leggen. Het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is mijn derde aanbeveling, waarvoor ik de basis eveneens in hoofdstuk 7 heb uitgewerkt. SUMMARY The MunicipalArchive Weert foryearsnowstruggleswith a significant delay in accessing the archivesandcollectionsthat are in itspossession. Withthis thesis I want tocontributetoits solution byformulatinganeffective policy and program bygiving a recommendationfor the establishment of a project-based approach. The awareness of the backlog is well known, but itssize has never been studied.In Chapter 2, I quantifythissizewith a full inventory of all the archivesandcollections. In Chapter 3, I describehow the situationwithregardtofilingbacklog was at a number of archivalinstitutionswithin the Netherlands, andwhetherthey have formulatedpoliciesforaddressing the backlog. The conclusion is that 9 out of 10 archivesthat I have approached, are dealingwitharrears, andthatonly 3 out of 9 do have a policy. Chapter 4, I have devotedto the way in whicharchivalinstitutionsdevelop policy to get hold of theirarrears. I addressanessentialarchivetask; archival management and I describe the relationshipbetweenarchive management andeliminatingbacklogs. An essential component of archival management is tobringarchivesandcollections in a good, orderly state sothatthey are accessibleandcanbe made availableto users. Toachieve a good information management system anarchivalinstitutionneedstoknowallaboutitsarchivesandcollectionsandwhat state of handling they are in. Toaccomplishthisvariouspolicies have been developed. It is evident that the reduction of backlogsshouldbeaddressed in a project-based way. My recommendation is todevelop, in subprojects, anarchive routing plan in whichallarchivesandcollectionsthat are in need of treatment are recorded. And at the same time outlining the approach that has tobe made foreveryarchive or collection in particular. The basis forthis routing plan I have elaborated in Chapter 7. A second recommendation is to draw up a priority plan forarchivesandcollections in accordancewith criteria foreach of the approaches thatcanbe taken. Again, a basic document is incorporated in Chapter 7. In the MunicipalArchive Weert mainlyvolunteerswillbedeployed in gettingrid of the backlog of private archivesandcollections. The archivist will have to take the governmentarchives on his behalf. In Chapter 5, I discuss the question whatcompetences these volunteers in the MunicipalArchive Weert should have in accessingarchivesandcollections. Chapter 6 is directlyrelatedtowhat is described in chapter 5. It is a factthat in the MunicipalArchive Weert especiallyvolunteers (needto) beused in addressing the backlogarchive. To lead the volunteering in the right direction, it is necessarythatallaspects of theirwork are written down in a volunteer policy. Developing a volunteer policy is mythirdrecommendation, which I have alsoworked out in a basic framework in Chapter 7.

Toon meer
OrganisatieHogeschool van Amsterdam
InstituutMedia, Creatie en Informatie
Gepubliceerd in
Jaar2014
TypeBachelorscriptie
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 25 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk