De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Geautomatiseerd facturen verwerken

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Geautomatiseerd facturen verwerken

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

Dit productverslag is een resultaat van het project om de haalbaarheid van het digitaliseren van inkoopfacturen binnen Visser & Smit Hanab (VSH) te onderzoeken. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag: Is Metacom Invoicereader (MetacomIR) in staat is om de inkoopfacturen van VSH te digitaliseren en de eerste gang boeking te automatiseren? Metacom IR is een
softwarepakket dat samenwerkt met het ERP-pakket Metacom en gebruikt wordt
om facturen digitaal te herkennen. De eerste gang boeking is een journaalpost
die gemaakt wordt om de inkoopfactuur in de financiële administratie vast te
leggen. Tijdens het project is een start gemaakt met het implementeren van
MetacomIR tijdens een testfase.
Tijdens de bezoeken aan externe bedrijven, die ervaring hebben met het
digitaliseren van inkoopfacturen, is gebleken dat door het digitaliseren efficiënter
gewerkt wordt.
In de huidige situatie zijn de volgende knelpunten waargenomen tijdens de
afhandeling van inkoopfacturen: Aantal binnenkomende inkoopfacturen neemt
toe; Originele inkoopfacturen raken zoek; Onduidelijkheid over de voortgang van
de afhandeling van een inkoopfactuur.
Tijdens het afwikkelen van inkoopfacturen wordt de volgende informatie
geleverd: Omzetten per leverancier; Fotokopieën van originele facturen;
Gearchiveerde originele inkoopfacturen; Verzoeken voor het accorderen van een
inkoopfactuur. De eerste gang boeking wordt financieel in het ERP-pakket
Metacom verwerkt.
Het toekomstige proces na de digitalisering bestaat globaal uit de volgende
stappen: Voorbereiden; Scannen; Verwerken in Metacom Invoicereader;
Verwerken in Metacom; Archiveren. Bij het archiveren zal een overweging
gemaakt moeten worden of een implementatie van een document management
system (DMS) nodig is. Omdat de inkoopfacturen gedigitaliseerd worden zijn ze
voor iedereen en vanaf elke locatie digitaal te raadplegen.
Uit een nulmeting met MetacomIR blijkt dat er voor een gemiddelde
kalenderweek 23 tot 64 uren nodig zijn om de inkoopfacturen te verwerken. Bij
het digitaliseren van inkoopfacturen is het belangrijk dat de diversiteit van het
aantal crediteuren klein is en de lay-out van de inkoopfactuur moet duidelijk zijn.
Om van het digitaliseren van inkoopfacturen in de toekomst een groter succes te
maken wordt het volgende aanbevolen: Verkleinen van het aantal leveranciers;
Sturen op duidelijke inkoopfactuurlay-outs; Proces van het verwerken van
inkoopfacturen optimaliseren.
Tijdens het implementeren zullen de volgende succesfactoren onderkend moeten
worden: De doelstelling en het resultaat van de implementatie moeten duidelijk
en concreet geformuleerd en gecommuniceerd worden; Acceptatie van de
eindgebruikers is vereist; IT-diensten en -middelen dienen beschikbaar te zijn.
MetacomIR is in staat om een groot deel van de inkoopfacturen te digitaliseren
en geautomatiseerd te verwerken. Doordat de inkoopfacturen digitaal
beschikbaar worden kunnen de digitale inkoopfacturen gebruikt worden in een
geautomatiseerd goedkeuringsproces. Dus door alleen de eerste gang te
automatiseren worden de mogelijkheden van digitale facturen niet volledig
benut. Tijdens de bezoeken aan externe organisaties is gebleken dat bij het
digitaliseren van inkoopfacturen en het automatiseren van de eerste gang boeking meer tijd nodig is. Door de gehele procesketen (van factuur ontvangen
t/m betalen en archiveren) te digitaliseren wordt er wel efficiënter gewerkt.

Toon meer
OrganisatieAvans Hogeschool
AfdelingAIB Academie voor ICT en Business
PartnersVisser & Smit Hanab bv
Datum2010-01
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk