De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

De administratieve organisatie van Elektro W. van Santvoort B.V.

Rechten: Alle rechten voorbehouden

De administratieve organisatie van Elektro W. van Santvoort B.V.

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

De afstudeeropdracht is afgerond bij Elektro W. van Santvoort, een installateur voor elektrotechnische voorzieningen. Het onderwerp van de afstudeeropdracht is de administratieve organisatie. De organisatie heeft behoefte aan een AO/IB beschrijving, zodat de accountant deels systeemgericht kan controleren.

Het doel van de opdracht is aanbevelingen en conclusies te geven over hoe gevonden risico's tegengegaan kunnen worden. Dit zal gebeuren door bestudering van relevante literatuur betreffende AO/IB en risicoanalyse en deze literatuur te vergelijken met de op te stellen AO/IB beschrijving van de IST-situatie op activiteitenniveau voor de directie. De AO/IB beschrijving zal opgesteld worden door het bestuderen van literatuur betreffende AO/IB en reeds aanwezige informatie binnen het bedrijf, interviews te houden met medewerkers en mee te lopen met afdelingen.

De volgende processen zijn beschreven: Het proces voor werken met vaste contracten, het onderhoudsproces, het proces voor regiewerkzaamheden, de personeelsvoorziening en de materiaalvoorziening. Met behulp van literatuur betreffende het opstellen van een AO/IB beschrijving is de vastleggingsmix bepaald. In het organogram zijn de functionarissen te zien met de plaats in de organisatie. Er is een hiërarchisch processchema opgesteld waar de processen in staan. Deze processen zijn uitgewerkt met behulp van een detailprocesschema, het RACI-model en een tekstuele toelichting.

Om de IST-situatie van deze processen te beschrijven is reeds aanwezige informatie bestudeerd en zijn interviews gehouden met medewerkers. Met de informatie die hieruit naar voren is gekomen is de IST-situatie van de processen opgesteld. Deze is met behulp van literatuur geanalyseerd op risico's. Door bestudering van deze literatuur zijn de volgende risico's naar voren gekomen en zijn maatregelen genoemd om deze risico's te kunnen beperken:
• Er wordt niet geregistreerd hoeveel aanvragen er binnenkomen en waarom de aanvragen worden geaccepteerd of afgewezen. Wanneer offertes ten onrechte worden afgewezen kan de organisatie omzet mislopen. Om dit tegen te gaan kan de directie de projectleiders en het hoofd bedrijfsbureau opdracht geven om alle aanvragen in Atrium te boeken en hierbij een door de directie op te stellen vragenlijst te voegen waarmee de reden van acceptatie of afwijzing is bepaald.
• Er wordt momenteel geen nacalculatie verricht. Wanneer er wel een nacalculatie wordt uitgevoerd kunnen voor toekomstige, soortgelijke projecten betere voorcalculaties gemaakt worden. Ook kan de opbrengstverantwoording gecontroleerd worden wanneer een nacalculatie wordt uitgevoerd.
• Wanneer er wijzigingen zijn in het personeelsbestand wordt dit door het hoofd bedrijfsbureau doorgegeven aan de loonadministrateur. De gewijzigde gegevens worden niet gecontroleerd door een tweede functionaris. Hierdoor kan het hoofd van de administratie een fictieve werknemer toevoegen. De directie zal de loonadministrateur kunnen vragen om alle wijzigingen betreffende een nieuwe werknemer of een ander bankrekeningnummer per mail te bevestigen naar de directie. Ook kan de directie, voordat het hoofd van de administratie de lonen betaald, de loonbatch goedkeuren voor betaling om zo het aantal werknemers te controleren.
• De magazijnmeester kunnen standaard onderdelen inkopen en verkopen (aan de balie). Het risico bestaat dat de inkopen en verkopen buiten de boeken worden gehouden. Om dit tegen te gaan kan een overzicht van alle facturen van de vaste leveranciers opgevraagd worden. Als er facturen zijn die niet in Atrium zijn geboekt zal dit uitgezocht moeten worden. Ook kan een inventarisatie gehouden worden. Wanneer er teveel goederen aanwezig zijn kan dit erop duiden dat goederen buiten de boeken om zijn ingekocht.
• De vernietiging van onderdelen in het magazijn wordt alleen door de magazijnmeester verricht. Hierdoor kan de magazijnmeester ten onrechte goederen als vernietigd boeken en zo de onderdelen aan het bedrijf onttrekken. Om dit tegen te gaan zal de vernietiging door twee functionarissen moeten gebeuren, die beide een document tekenen dat de vernietiging akkoord is.
• De inventarisatie wordt momenteel door de magazijnmeester uitgevoerd. Hierdoor is er geen controle op de bewaarder. De inventarisatie zal partieel roulerend kunnen gebeuren door een functionaris die onafhankelijk is van de voorraadadministratie.

Toon meer
Trefwoorden
OrganisatieAvans Hogeschool
AfdelingAFM Academie voor Financieel Management
PartnersElektro W. van Santvoort B.V
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk