De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Projectproces optimalisatie met SharePoint Online

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Projectproces optimalisatie met SharePoint Online

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

In opdracht van Datamex Automatisering heb ik mijn afstudeeropdracht uitgevoerd waarbij een aantal aspecten van het projectenproces verbeterd diende te worden. Namelijk het documentbeheer, de inzichtelijkheid van de voortgang van een project(taak) en tot slot de communicatie tussen betrokkenen. Naar aanleiding van deze problemen heeft er een analyse plaatsgevonden om de huidige situatie in kaart te brengen. Hieruit is gebleken dat er geen duidelijk afspraken zijn voor het vastleggen van projectinformatie. Daarnaast is de voortgang van een project(taak) niet inzichtelijk doordat er geen systeem aanwezig is om dit te verwezenlijken. De betrokken projectleden houden elk een eigen Excel-sheet bij waar de voortgang bijgehouden wordt. Wat betreft de communicatie verloopt vrijwel alle vorm van communicatie via de mail. Hierdoor loopt de mailbox over van informatie, waardoor er niet of niet tijdig gereageerd wordt op de mails. Om de gewenste situatie te bereiken is het nodig dat er richtlijnen komen voor het vastleggen van documenten. Dit zal dan zijn binnen de projectomgeving van een klant. Daarnaast dienen documenten vindbaar te maken door meta data eraan toe te kennen. In dit geval zal dat de projectfase zijn. Ook zal er de mogelijkheid zijn te zoeken op auteur en/of datum. Om de voortgang van een project(taak) inzichtelijk te maken dient dit centraal toegankelijk te zijn voor alle, zowel interne als externe projectleden. De voortgang dient op eenvoudige manier ingekeken te worden. Het communiceren tijdens projecten dient afgesplitst te worden, waarbij er eenvoudig en overzichtelijk de communicatie tijdens projecten inzichtelijk wordt. Aan de hand van de eisen en wensen van de medewerkers zijn de functionaliteiten gerealiseerd die geleid hebben tot het volgende: Door het gebruik van SharePoint Online kunnen documenten op een eenvoudige manier gekoppeld worden aan meta data. Hierdoor gaat er geen tijd verloren in het zoeken naar informatie. Ook kan er gezocht worden naar auteur en documenten tussen een bepaalde datum. Voor het inzichtelijk maken van een planning kan er d.m.v. SharePoint Online een planning aangemaakt worden die visuele weergaves kan tonen van de voortgang. Ook is er de mogelijkheid de uren van een project te registreren. Tot slot kan er binnen de SharePoint omgeving gecommuniceerd worden tussen betrokken door middel van Yammer, een sociaal medium die een belangrijke rol speelt tijdens projecten. Daarnaast is er een teamsite mailbox beschikbaar waar alle mails van een project terecht kunnen. Deze staat los van de persoonlijke mail. Verder functionaliteiten van de SharePoint Online omgeving staan vermeld in Bijlage 5: Functionaliteiten van SharePoint. Om het beeld te scheppen van hoe SharePoint Online gebruikt dient te worden tijdens projecten is er een Visio weergave opgesteld die het gebruikt tijdens een AS project weergeeft. Daarnaast is er voor de key users een handleiding opgesteld die de het gebruik van de functionaliteiten beschrijft.

Toon meer
OrganisatieAvans Hogeschool
AfdelingAE&I Academie voor Engineering en ICT
PartnerDatamex Automatisering Breda
Datum2014-01-09
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk