De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Hoog tijd om afscheid te nemen van Excellijstjes

Automatisering is het nieuwe normaal

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Hoog tijd om afscheid te nemen van Excellijstjes

Automatisering is het nieuwe normaal

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

Op dit moment is er geen duidelijk proces in kaart gebracht m.b.t. het wijzigen van klantgegevens.
Tevens is het onduidelijk wat precies de verantwoordelijkheden zijn van de verschillende
medewerkers binnen het proces in de huidige situatie. Deze onduidelijkheid zorgt voor veel interne en
externe fouten die problematisch kunnen zijn ten aanzien van de AVG-wetgeving.
Bij interne fouten kan gedacht worden aan het vergeten van bepaalde handelingen binnen het
klantwijzigingsproces, omdat het proces zelf en de verantwoordelijken van het proces voor veel
medewerkers als onduidelijk wordt ervaren. Daarnaast worden alle handelingen met de hand verricht,
waardoor de efficiëntie van het proces daalt en foutgevoelig is. Tevens wordt alle communicatie over
de wijzigingen via allerlei losse mailtjes in Outlook postbussen gevoerd van de verschillende
afdelingen. Deze opgeslagen mailtjes zijn vaak incompleet, waardoor cruciale informatie ontbreekt. De externe fouten zijn afkomstig van de klanten van Interfisc die reminders moeten sturen, omdat de
wijzigingen niet zijn opgenomen zijn in de verschillende systemen. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld de
Hoog tijd om afscheid te nemen van Excellijstjes 14
facturen naar het oude e-mailadres van de klant verzonden worden, waardoor het ontzettend lang kan
duren voordat het geld ontvangen wordt. Daarnaast komt het ook voor dat vragen van deze klanten
niet worden beantwoord, omdat de medewerkers van Interfisc die deze vragen ontvangen überhaupt
niet weten wie waarvoor verantwoordelijk is.
Indien de situatie blijft zoals het is loopt Interfisc het risico dat contactgegevens niet kloppen, omdat
wijzingen niet correct zijn doorgevoerd. Ook kan het zo zijn dat Interfisc dan bepaalde (gevoelige)
informatie naar onjuiste personen gaat sturen in de toekomst. Dit kan voor ernstige problemen zorgen
ten aanzien van de AVG-wetgeving. Daarnaast kan een datalek ontstaan en loopt Interfisc het risico op
een boete dat kan oplopen tot twintig miljoen euro. De doelstelling van de opdracht is het inrichten/opzetten van een nieuw proces, het
klantwijzigingsproces, dat voldoet aan de AVG-wetgeving. Ik zal een volwaardig proces opleveren,
waarbij bij de verandering duidelijk de verantwoordelijkheden van de medewerkers worden belicht.
AFAS Software stelt Interfisc in staat om processen te automatiseren d.m.v. workflows. Deze
workflows voorkomen dat gevoelige informatie zomaar wordt gedeeld met collega’s die volgens de
AVG hier geen zicht op mogen hebben. Het inrichten van AFAS workflows reduceert verspilling
zoals tijd, vergroot het bewustzijn bij de medewerkers en stimuleert gestructureerd werken.
Mijn verantwoordelijkheid is het meenemen van de mens in deze verandering. Zij zullen aan het eind
van dit project het gewenste gedrag vertonen. Dit wordt verwezenlijkt d.m.v. veranderkundige
interventies, zoals beïnvloedingsgesprekken, iemand benoemen in een bepaalde rol, feedback
gesprekken, etc. Ook zal de opdrachtgever een akkoord moeten geven dat het nieuwe proces aansluit
bij de wensen van Interfisc en dat de verantwoordelijken van het proces de handelingen m.b.t. het
wijzigen van klantgegevens juist verrichten.

Toon meer
OrganisatieDe Haagse Hogeschool
OpleidingITD HBO-ICT Business & Data Management
AfdelingFaculteit IT & Design
PartnerInterfisc Group
Jaar2021
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk