Samenvatting

Selekt Mail Nederland is een dynamisch en snelgroeiend Nederlands postbedrijf met een 100% landelijk dekkend netwerk. Selekt Mail Nederland is opgericht in 2002 als joint venture tussen Deutsche Post World Net en Wegener N.V. Met als doel een serieuze concurrent te zijn van TNT Post wanneer de postmarkt in 2007 geheel geliberaliseerd wordt. Momenteel vallen alle niet-inhoudsgelijke poststukken met een gewicht tot 100 gram per poststuk buiten de dienstverlening omdat dit segment van de postmarkt nog niet geliberaliseerd is.

De volgende probleemstelling is gedefinieerd: de afdeling ICT van Selekt Mail Nederland heeft geen duidelijk omschreven acceptatie en implementatieplan voor nieuwe of vernieuwde software, waardoor achteraf uiteenlopende problemen binnen het productieproces ontstaan. Met daarbij de volgende opdrachtomschrijving: hoe kan Selekt Mail Nederland de juiste invulling geven aan een generieke, maar vooral bij het bedrijf aansluitende, aanpak voor acceptatie en implementatie van computersoftware.

Om tot de aanbevelingen te komen binnen dit kader, is er een onderzoeksmodel gebruikt waarbij de volgende methoden en technieken een grote rol hebben gespeeld. Allereerst is er een vooronderzoek gedaan in de vorm van desk research. Om zo te achterhalen wat er zoal speelt binnen de organisatie. Vervolgens is er gestart met een literatuur onderzoek naar het accepteren en implementeren van informatiesystemen. Waarna er observatie heeft plaatsgevonden bij drie verschillende acceptatietesten binnen Selekt Mail Nederland en als laatste zijn zes medewerkers geïnterviewd naar hun bevindingen tijdens het accepteren en implementeren van informatiesystemen binnen Selekt Mail Nederland.

Hieruit kwam naar voren dat de problemen werden veroorzaakt omdat er weinig tot geen structuur zit in het accepteren en implementeren van informatiesystemen binnen Selekt Mail Nederland. De problemen zijn onderverdeeld in vier aandachtspunten:
- Mens: alle menselijke aspecten waardoor problemen ontstaan binnen het proces
- Methode: alle problemen die ontstaan doordat er geen juist gebruik wordt gemaakt van
handelingen en procedures
- Communicatie: hieronder vallen alle problemen die ontstaan door nalatige communicatie binnen de organisatie
- Materiaal: alle problemen die zijn ontstaan omdat beschikbare materialen niet aanwezig zijn

Om structuur aan te brengen in het acceptatie en implementatieproces, waren er drie mogelijkheden. De eerst optie is om gebruik te maken van een standaard testtool. Nadeel hiervan is dat deze altijd alleen voor het acceptatieproces zijn gemaakt, en dat er voor het implementeren een andere oplossing dient te komen. Selekt Mail Nederland wilde nu juist alles in een keer afvangen waardoor deze optie afviel.

De tweede optie is een eigen ontworpen informatiesysteem via intranet waar alle informatie in wordt opgeslagen in een database. Als alle activiteiten zijn doorlopen, kan er een document gegenereerd worden waar alle informatie gestructureerd instaat. Helaas heeft Selekt Mail Nederland als snel groeiend bedrijf nog geen intranet waardoor deze optie ook afviel.

De derde optie was een draaiboek waarin de belangrijkste aspecten van het accepteren en implementeren van informatiesystemen terug zouden komen. Het draaiboek bleek uiteindelijk het best realiseerbaar bij de invulling van een generieke, maar vooral bij het bedrijf aansluitende, aanpak voor acceptatie en implementatie van informatiesystemen. Wel moet hierbij worden aangetekend dat als Selekt Mail Nederland een intranet in gebruik gaat nemen dat het aanbevolen wordt om het draaiboek dan alsnog om te zetten naar een informatiesysteem omdat dit makkelijker in gebruik is en voor minder verwarring kan zorgen (met een Word-document waar meerdere mensen in werken kan het voorkomen dat er verschillende versies in het bedrijf rondgaan). Het door de manager ICT goedgekeurde draaiboek is bijgevoegd als los document.

Zoals aangegeven is het draaiboek wel goedgekeurd door de manager ICT en zal ook worden gebruikt bij de eerstvolgende change, maar er wordt wel aangeraden om het draaiboek en het nieuwe change proces alsmaar te verbeteren aan de hand van de kwaliteitscirkel van Deming. Dit omdat het draaiboek is opgesteld aan de hand van theorieën, en nog niet eerder is gebruikt in de praktijk.

De kosten van de huidige situatie en nieuw situatie waaruit opgemaakt kan worden dat de directe baten rond de € 2f .000,00 liggen. Dit is ongeveer 4,7% van de totale investeringsbegroting over 2006.