Samenvatting

De definitie “ProjectWeb” staat voor een ICT tool, waarmee informatie tussen verschillende procespartners door middel van een centrale plaats op internet wordt uitgewisseld en beheerd. De definitie “document sharing” staat voor het digitaal delen van informatie met behulp van ProjectWeb, waarbij geen gebruik gemaakt wordt van een route of geautomatiseerd proces waarlangs informatie verloopt. (Workflow management)
ProjectWeb biedt goede mogelijkheden voor het verbeteren van het bouwmanagementproces, waaronder flexibiliteit, uniformiteit, functionaliteit en betere en betrouwbare communicatiemogelijkheden. Dit kan leiden tot substantiële reductie van faalkosten (aanname 0,25% tot 0,5% van het bouwvolume) Hieronder zijn de belangrijkste verbeteringen samengevat: • Het snel uitwisselen en terugvinden van informatie.
•Het maken van op- of aanmerkingen bij de geplaatste informatie draagt bij aan een beter, betrouwbaarder en directer overleg.
•Een betere integratie en afstemming van informatie tussen procespartners.
•Digitaal verstrekken van gegevens bij de aanbesteding van het werk, bespaart een aanzienlijk bedrag in afdruk- en verzendkosten.
•Doordat informatie digitaal gearchiveerd wordt, ontstaat een basis met “up to date” informatie voor het handboek gebouw.
•De gearchiveerde op- en aanmerkingen kunnen snel terug gevonden.
•Beveiliging tegen zoekraken, onbevoegd raadplegen of onbevoegd wijzigen van informatie.
•Door de inzage in logboekgegevens zijn handelingen herleidbaar tot de bron en zijn partijen dus beter aan te spreken als zij de gemaakte afspraken niet nakomen.
•Door de opdrachtgever toegang te verlenen tot bepaalde informatieve stukken op ProjectWeb kan op eenvoudige wijze een transparanter beeld worden weergegeven van het project.
•Door de inzage in projectgegevens via internet, wordt de mogelijkheid tot thuiswerken vergroot. Op de bouwplaats kunnen gegevens worden geraadpleegd of toegevoegd.
In de beginperiode zal tijd moeten worden geïnvesteerd in het begeleiden en werken met ProjectWeb. Hierdoor kan het idee ontstaan dat informatie delen met ProjectWeb meer werk is. Gebrek aan discipline en verval in de traditionele werkwijze zijn dan logische gevolgen. Voor een succesvolle opstartfase moet binnen Hevo gezocht worden naar deelnemers die enthousiast zijn en dit ook blijven totdat het resultaat zichtbaar wordt. Daarnaast zal de deelnemer over een goede begeleid(st)er moeten beschikken die ondersteuning en begeleiding verleent in de opstart-, beheer- en gebruikersfase.
Naast persoonlijke begeleiding hebben gebruikers behoefte aan duidelijke en eenduidige werkafspraken. Door werkafspraken schriftelijk vast te leggen in een protocol, ontstaat een leidraad waar gebruikers en ook nieuwkomers op terug kunnen vallen.
Bij de procespartners moet worden gezocht naar draagvlak, zowel op financieel als op werkgebied. Procespartners raken pas overtuigd als zij persoonlijk voordeel uit ProjectWeb kunnen behalen. Gezien de verschillende belangen van de verschillende procespartners is niet voor elke partij een even groot voordeel in ProjectWeb weggelegd. De architect heeft (gezien de hoeveelheid) baat bij het digitaal versturen van zijn informatie, terwijl andere partijen informatie liever op papier willen ontvangen. Moet de architect informatie op ProjectWeb zetten en alsnog op papier versturen dan is ProjectWeb voor hem dubbel werk.
Uit het onderzoek blijken o.a. de volgende twee aanbieders aan de opgestelde criteria te voldoen, DocuNXT en FILE2SHARE. Hoewel DocuNXT een stuk duurder is, gaat vanwege de hoeveelheid aan functies toch de voorkeur naar hen uit. Zo is docuNXT bijvoorbeeld Web-Enabled waardoor er geen installaties op computer of netwerk hoeven te worden verricht. Met een Web-Enabled ProjectWeb als docuNXT is men niet meer afhankelijk van een vaste werkplek en kan er ook op plaatsen zoals de bouwplaats informatie worden opgehaald of geplaatst. FILE2SHARE heeft als voordeel op DocuNXT de eenvoud in het gebruikersgemak, waardoor deze een lagere instapdrempel vormt.
Voor de komende periode zal met een goedkopere ProjectWeb (FILE2SHARE) kunnen worden gewerkt, totdat de visie op rendement door gebruikerservaring wordt bevestigd. Vanuit de leidende positie van Hevo kan ProjectWeb dwingend worden opgelegd en veelvormigheid in ProjectWeb-keuzen worden voorkomen.
Het rendement dat ProjectWeb oplevert is moeilijk in getallen uit te drukken. Het bepalen van de kosten is echter meer betrouwbaar. Om toch een indruk te geven van de totale kosten en baten is een berekening gemaakt. Hoewel de berekening gebaseerd is op aannamen, laten de cijfers duidelijk zien dat het rendement met name van het al dan niet reduceren van de kostenpost onvoorzien (faalkosten) afhangt. Aangenomen is dat deze post (5%) met 10% te reduceren is, waardoor 0,5% op de totale kosten van het bouwvolume kan worden bespaard. Bij deze aanname zijn de mogelijkheden voor het digitaal verstrekken van gegevens bij een aanbesteding en het genereren van een handboek gebouw uit ProjectWeb buiten beschouwing gelaten. Deze twee mogelijkheden kunnen met ProjectWeb worden gerealiseerd, waardoor enkele duizenden euro’s kunnen worden bespaard.
Het toepassen van ProjectWeb wordt vanwege de grote investeringskosten pas interessant bij projecten met een grote informatiestroom. (Informatiestroom neemt pas in de fase DO een interessante omvang aan). Omdat de omvang van de informatiestroom van tevoren niet meetbaar is, zal aan de hand van het bouwvolume en de looptijd van het project bepaald moeten worden of ProjectWeb een reële optie is. Op basis van de eerder genoemde berekening met verwachte kosten en baten, kan bij 0,5% faalkostenreductie als minimale norm een bouwvolume van €3.000.000,- en een looptijd van 3 jaar worden aangehouden. Hierbij is het verwachte rendement break even. Daarboven wordt ProjectWeb renderend. Bij 0,25% faalkostenreductie kan als minimaal bouwvolume €6.500.000,- worden aangehouden. Aandachtspunten
Het controleren van tekeningen of documenten kan kwalitatief gezien beter op papier worden verricht. Vooral bij het vergelijken of controleren van grote papieren stukken geeft papier een beter overzicht. Fouten worden op papier sneller opgemerkt. Dit leidt tot printkosten.
Bij het inlezen van digitaal uitgewisselde informatie kan gegevensverlies optreden. Vooral bij software met verschillende bestandsformaten of van verschillende softwarehuizen zijn de risico’s groot. Gegevensverlies bij tekeningen, calculaties of bestekken kan grote gevolgen hebben. Tot op heden wordt voor de digitale overdracht van gevoelige informatie daarom ‘alleen lezen’ bestanden gebruikt als PLT en PDF. ProjectWeb verandert in dit opzicht de huidige werkwijze niet.Een PDF (Portable Document Format) is een ‘alleen lezen’ bestand dat bekeken kan worden in Acrobat Reader. Een PLT (Plotfile) is een print- of plot bestand dat bekeken kan worden in een daarvoor geschikte viewer.
Het digitaal verzenden en aannemen van contractstukken of goedgekeurde tekeningen vormt bij de meeste partijen een gevoelig punt. Dit wordt dan ook slechts op zeer beperkte schaal toegepast. In de praktijk werken aannemers niet van tekeningen zonder stempel, waardoor contractstukken alsnog per post worden nagestuurd. Hier ontstaat een dubbele verzendsituatie