Samenvatting

Vanwege het mislopen van 900.000 euro omzet op een jaaromzet van 12.2 miljoen in 2020, wil Aethon Flex B.V. (hierna verder naar verwezen als ‘Aethon’) de doorlooptijd van het proces van aanname tot eerste werkdag verkorten met minimaal 10%. De huidige doorlooptijd is circa 80 dagen, dientengevolge Aethon 23.000 uur niet kon invullen en dus niet kon factureren in 2020.
Het duurde voor de klanten van Aethon te lang voordat er een flexwerker aangeleverd kon worden na hun eerste aanvraag. Hierdoor gingen zij regelmatig gebruik maken van de diensten van de concurrent. Klanten verlieten Aethon meestal niet, omdat Aethon goedkoper is dan de concurrent. Niettemin was Aethon niet de meest betrouwbare partner op het gebied van leveringssnelheid en leveringsbetrouwbaarheid.
Ook de flexwerker hechtte waarde aan een korte doorlooptijd, omdat hij zo snel mogelijk wil gaan werken bij een klant van Aethon uiteraard om zelf geld te verdienen. Hierdoor kon Aethon niet altijd rekenen op volledig tevreden flexwerkers. Aethon wenst dat haar flexwerkers een 9+ ervaring hebben, maar de gemiddelde score was in 2020 een 6,7.

Nadat het proces onderzocht is en gekeken is waar en hoe het proces geoptimaliseerd kon worden, wordt geadviseerd om (1) het proces opnieuw in te richten door een aantal processtappen te combineren en neer te leggen bij een andere afdeling. Hierdoor bestaat het proces uit minder schakels en wordt de gehele doorlooptijd verkort.
Daarnaast wordt er aanbevolen om (2) te sturen op Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), zodat elke afdeling zich bewust is van de huidige doorlooptijd en het belang ervan. Door de continue sturing op deze indicatoren, wordt de doorlooptijd van aanname tot eerste opleidingsdag verkort.

De implementatie van bovenstaande advies is opgesplitst in vier stappen:
1) Het overdragen van het proces ‘inplannen van de opleiding’ van de afdeling ‘Talentmanagement’ naar de afdeling ‘Recruitment’ overdragen;
2) KPI’s invoeren en hier periodiek op sturen;
3) Het overdragen van de volgende processen aan de afdeling Recruitment:
a. ‘Versturen van inlog Workday, aanvraaglink VOG en inlog My2’;
b. ‘Versturen van de onboardingsmail’;
c. ‘Aanmaken van de bekwaamheden’.
4) Het overdragen van de processen aan de afdeling ‘Planning’:
a. ‘Toewijzen jobprofile’;
b. ‘Evalueren inwerkdiensten m.b.t. bekwaamheden’.
Deze stappen dienen, om de doelstelling te behalen, uitgevoerd te worden voor 1 oktober 2021. Daarbij dient de weerstand die de verandering met zich mee kan brengen gemanaged te worden door samen tot inzicht te komen dat een oplossing nodig is voor het probleem.

Uiteindelijk zal de omzet per maand bijna 65 duizend euro toenemen, doordat flexwerkers 4,5 dagen eerder kunnen gaan werken voor Aethon bij de klant. Daarbij zal het verkorten van de doorlooptijd bijdragen aan de leversnelheid en leverbetrouwbaarheid voor klanten en aan de 9+ ervaring voor flexwerkers.