De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Door de bomen het bos zien : basisregristratie bij de Belastingdienst

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Door de bomen het bos zien : basisregristratie bij de Belastingdienst

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

Binnen de sector Resourcemanagement van het organisatieonderdeel BICICT (BelastingdienstICentrum voor ICT) is er de behoefte onstaan om gegevens over de middelen die medewerkers gebruiken te registeren. Onder deze middelen worden items verstaan die een medewerker nodig heeft om zijn of haar dagelijks werk binnen BICICT uit te voeren. De registratie zou zowel nieuw uit te geven middelen moeten bevatten alsmede middelen die medewerkers in de loop van de tijd hebben vergaard.

Een registratie die ondersteunend is aan (tenminste twee) processen en basisgegevens bevat wordt een basisregistratie genoemd. Basisgegevens zijn in deze situatie gegevens over de medewerkers en de middelen die zij gebruiken. Vanuit het managementteam is besloten om een basisregistratie in te gaan richten die al deze gegevens registreert. Gaandeweg het onderzoek is gebleken dat er binnen de organisatie een aantal zaken over medewerkers wordt geregistreerd. Gegevens over arbo aanpassingen, huisvesting, parkeerpassen en mobiele telefonie wordt bijgehouden bij degenen die zich bezig houden met facilities binnen resourcemanagement. Functiegebonden middelen, zoals toegangspassen, gebouwautorisaties op gebouwen en parkeerpassen worden bij het BICFD bijgehouden.Deze gegevens zijn veelal opgeslagen in decentrale Excel bestanden of in applicaties die geen uitwisselbare data kunnen leveren zoals voor toegangspassen en gebouwautorisaties.

Niet alle gegevens die in de afzonderlijke registraties worden bijgehouden zijn van belang voor de basisregistratie. Deze heeft alleen gegevens nodig waarmee een medewerker valt te koppelen aan het uitgegeven middel zoals een kaartnummer of autorisatiecode. Conclusie is dat over alle middelen die een gebruiker ter beschikking heeft gekregen 'ergens' wel een registratie wordt bijgehouden, alleen de communicatie ontbreekt tussen registratiehouders, belanghebbenden en medewerkers. Doordat de communicatie ontbreekt kunnen de gegevens zoals die in de verschillende registraties beschikbaar zijn niet de gewenste informatie opleveren voor belanghebbenden.

Voor deze problematiek zijn een tweetal scenario's ontworpen. Het eerste scenario betreft een antwoord op de vraag vanuit het retourproces. Daar was behoefte om in zeer korte tijd een oplossing te realiseren. Het retourproces moet er voor gaan zorg dragen dat uitgegeven middelen ook weer ingenomen kunnen worden. Dit scenario is verder door het leven gegaan als de korte termijn oplossing. Deze oplossing houdt in dat er een coördinator aangesteld gaat worden, voor de nu bestaande registraties. Gegevens, welke nodig zijn om aan de informatievraag vanuit het retourproces te voldoen, zullen geminventariseewr orden onder de registratiehouders. Wanneer er een inname melding vanuit de servicepunten komt zal de coördinator dit verwerken richting registratiehouders, inclusief de verwerking van verklaringen richting P-dossiers.

Op lange termijn zal bovengenoemde oplossing vervangen moeten worden door een geautomatiseerd proces. Bijkomend voordeel van de korte termijn oplossing is dat er al inzicht kan worden verkregen in de informatievraag vanuit het retourproces en belanghebbenden. Hier kan gebruik van worden gemaakt bij de ontwikkeling van de lange termijn oplossing, de basisregistratie. De lange termijn oplossing zal ook voorzien in informatiebehoeften vanuit andere belanghebbenden dan alleen het retourproces. Onder andere gegevens vanuit behandelgroepen naar HRM-ers en huisvesting bij verhuizingen moeten voor een meer gestroomlijnd verhuisproces gaan zorgen.

Tijdens het onderzoek is een voorlopige lijst gemaakt welke items er in de basisregistratie zouden moeten worden opgenomen. De keuze om een item op te nemen is gemaakt aan de hand van behoefte vanuit een belanghebbend proces of team. Van deze items is een object analyse gemaakt waarin het item beschreven is en relaties aangegeven zijn. De beschrijving van de lange termijn oplossing moet gezien worden als een studie voor verdere ontwikkeling. Daar het nog niet bekend is over welke tijdsperiode gesproken moet worden, is er nog geen specifiek inrichtingsscenario zoals bij de korte termijn oplossing neer gezet. Zodoende kunnen er ook nog lessen uit de korte termijn oplossing worden meegenomen.

Toon meer
OrganisatieHogeschool Utrecht
OpleidingInformation Engeneering
PartnersBelastingdienst
Jaar2005
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk