Samenvatting

De afstudeeropdracht voor het achtste semester van de opleiding H.T.S. Bouwkunde, is verstrekt door Jurriëns Bouw, te Utrecht. Het volgende probleem werd voorgelegd. Pak de wildgroei van alle KAM- en bedrijfsondersteunende documenten aan. Breng een nieuwe structuur aan en biedt de nieuwe standaard documenten via een digitaal zoeksysteem opnieuw aan, aan de gebruikers. Leg tevens een basis voor een toepassing van het systeem bij alle vestigingen van Aannemingsbedrijf H.J. Jurriëns bv.

Middels verkenning van het bedrijfsnetwerk, zijn alle documenten geïnventariseerd en inhoudelijk aangepast aan de huidige eisen en omstandigheden. Aan de hand van interviews zijn de meningen over de inhoud van de documenten geïncasseerd, zodat deze verwerkt konden worden.
Op het moment dat bekend was welke documenten er aangeboden konden worden, zijn er negen zoekmethodes onderzocht. Hiervan bleken er zes geschikt voor het zoeksysteem. Aan de hand van een ‘documentenmatrix’ is er in overleg met de gebruikers een juiste rubricering van de documenten onder de zoekmethoden tot stand gekomen. Deze matrix is in de toekomst ook de ‘DNA-structuur’ van de documenten ten behoeve van het beheer.

Voor de Jurriëns-brede toepassing van het zoeksysteem is een aanloop gemaakt naar de komst van het intranet. Dit wordt binnen enkele maanden na de afstudeerperiode voor alle vestigingen aangelegd. Hier is op geanticipeerd door het maken van de eerder genoemde matrix, als inleesdocument in het intranetprogramma. Anderzijds is de zoekmethode volgens hoofdprocessen en procedures gereed gemaakt voor het intranet, door de stroomschema’s met een speciaal programma, Visio 2003, interactief te maken.

Als conclusie kan gezegd worden, dat er ter voorkoming van wildgroei zorg gedragen moet worden voor goed onderhoud en beheer van het zoeksysteem en de documenten. Tevens moet dit de enige manier van opvragen van documenten zijn. Om een optimaal zoeksysteem op het nieuwe intranet te kunnen verwezenlijken, is het mogelijk dit project in overleg te verlengen, na de afstudeerperiode. Dit vanwege de huidige kennis en ervaring.