Samenvatting

De Dienst ICT FNV staat voor de uitdaging om de IT-infrastructuren van een vijftal FNV-organisaties samen te voegen en het beheer en support hiervoor op zich te nemen. Een van de taken die hier uit voortkomt is het in kaart brengen van de informatiebehoeften van de verschillende klanten, waaronder die van de Stichting VNB (Verificatie Naleving van de cao’s in het Beroepsgoederenvervoer). In dit kader is er onderzoek gedaan naar de informatiebehoefte van de VNB en op welke wijze de Dienst ICT FNV in die behoefte kan voorzien. Doel van het adviesrapport is inzicht te geven in de informatiebehoefte van de Stichting VNB, de informatievoorziening van de dienst ICT, de omissies die hiertussen naar voren komen en de mogelijkheden om invulling te geven aan de veranderbehoeften van VNB.
De Dienst ICT FNV staat voor de uitdaging om de IT-infrastructuren van een vijftal FNV-organisaties samen
te voegen en het beheer en support hiervoor op zich te nemen. Een van de taken die hier uit voortkomt is
het in kaart brengen van de informatiebehoeften van de verschillende klanten, waaronder die van de
Stichting VNB. In dit kader is er onderzoek gedaan naar de informatiebehoefte van de VNB en op welke
wijze de Dienst ICT FNV in die behoefte kan voorzien. Doel van het adviesrapport is inzicht te geven in de
informatiebehoefte van de Stichting VNB, de informatievoorziening van de dienst ICT, de omissies die
hiertussen naar voren komen en de mogelijkheden om invulling te geven aan de veranderbehoeften van
VNB.

Aanbevelingen

Voor het optimaliseren van de informatievoorziening aan de Stichting VNB wordt geadviseerd om de
volgende projecten op te starten:

•
Project 1 - Vervangen Legal Eagle door SharePoint 2013
•
Project 2 - Migratie kennisbank VNB naar SharePoint 2013
•
Project 3 - Pilot voor mobiel internet op laptops
•
Project 4 - Implementatie van Skype for Business
•
Project 5 - Vooronderzoek online strategie
•
Project 6 - Vooronderzoek keuze boekhoudsystemen
•
Project 7 - Vooronderzoek inzet CRM 2015 voor dossieradministratie Stichting VNB
Naast het opstarten van bovengenoemde projecten wordt geadviseerd om de scope van de volgende
reeds lopende en geplande projecten uitbreiden met veranderbehoefte VNB om uit te zoeken of en op
welke wijze deze kunnen bijdragen aan de verdere invulling van deze behoeften:

o
Digitaal werken
o
Tijdschrijven
o
Standaard FNV werkplek
o
Ledenportaal
Om ervoor te zorgen dat de informatievoorziening aan de VNB in de toekomst nog beter op de wensen
van deze klant afgestemd wordt en blijft, wordt tevens geadviseerd om ook projecten op te starten voor
het opstellen van een nieuwe Service Level Agreement en Producten- en Diensten Catalogus , het
inrichten van een informatiebeleid cyclus en het onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om een ander
kostenmodel voor de ICT-dienstverlening toe te passen.

Motivatie

Kwalitatief onderzoek (interviews, brainstorms en deskresearch) wijst uit dat, als gevolg van een slechte
afstemming, een kloof is ontstaan tussen de informatiebehoefte van de VNB en de informatievoorziening
door de Dienst ICT FNV. Het onderzoek wijst ook uit dat Legal Eagle het grootste knelpunt is in de huidige
informatievoorziening. Daarnaast blijken ‘tijd- en locatie onafhankelijk werken’, ‘integratie van de
informatiesystemen’, ‘vastlegging en verspreiding kennis’, ‘management- en stuurinformatie’, en
‘ondersteuning projectmatig werken’ belangrijke speerpunten te zijn in de veranderbehoefte van de VNB.

Door de inzet van SharePoint 2013 kan op korte termijn door middel van een kleine investering het
grootste knelpunt weggenomen worden. Met dit systeem is het mogelijk om zowel de
dossieradministratie, de kennisbank en de ondersteuning van de projecten in hetzelfde systeem onder te
brengen. Daarnaast kan SharePoint eenvoudig geïntegreerd worden met het CRM-systeem van de FNV,
MS Office, Skype for Business en op termijn mogelijk zelfs met het nog te ontwikkelen ledenportaal. Met
de combinatie van SharePoint 2013, de hiervoor genoemde systemen en de voorgestelde projecten kan


een elegante totaaloplossing geboden worden, waarmee in een groot deel van de veranderbehoeften van
de VNB wordt voorzien.

Met de inzet van CRM 2015 voor de dossieradministratie zou op termijn nog beter voorzien kunnen
worden in de informatiebehoefte van de VNB, maar dit informatiesysteem kan niet eerder dan medio
2017 aangeboden worden. Omdat de knelpunten in de huidige situatie te groot zijn, is het voor de
Stichting VNB echter geen optie om hierop te wachten.

Consequenties

Doordat voor de voorgestelde maatregelen de investering al eerder gedaan is of al eerder budget is
gereserveerd, hoeft de Dienst ICT FNV hier geen extra investeringen voor te doen. Inzet van medewerkers
van de Dienst ICT FNV is echter wel noodzakelijk. Voor de op te starten projecten is een inschatting
gemaakt van het aantal uren dat nodig is om de doelstelling te bereiken. Resultaat hiervan is dat er door
de Dienst ICT FNV in 2016 naar verwachting tussen de 230 en 260 uur nodig zal zijn. Voor 2017 wordt
circa 130 uur verwacht. In totaal komt de investering qua tijd hiermee op 360 tot 390 uur.

De aanbevelingen uit dit rapport vergen wel een extra investering van de Stichting VNB. De kosten voor
de aanschaf van de benodigde hardware en voor de ontwikkeling en de implementatie van het
dossieradministratiesysteem in SharePoint 2013 zullen worden doorberekend aan de Stichting VNB. De
totale kosten bedragen eenmalig € 22.260,- in 2016 en de jaarlijkse kosten voor het support en beheer
voor het dossieradministratiesysteem bedragen € 3.600,-. Daarnaast zullen de voorgestelde maatregelen
ook van de Stichting VNB een personele inzet vergen. Voor 2016 wordt deze inzet geschat op ongeveer
370 uur. Voor 2017 is dit 50 uur. De totale investering qua tijd komt hiermee op 420 uur.

De hiervoor genoemde investeringen voor de Dienst ICT FNV en de Stichting VNB zijn opgenomen in
onderstaande tabel.

Dienst ICT FNV Stichting VNB
Kosten Geen extra investering € 22.260,-eenmalig
nodig € 3.600,- jaarlijks
Personele inzet 360 – 390 uur 420 uur

Tabel 1. Overzicht benodigde investering