De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Contractbeheer en contractbeheer

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Contractbeheer en contractbeheer

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

In 2005 heeft onderzoeksbureau Capgemini een inkooponderzoek uitgevoerd bij de gemeente Middelburg. Één van de conclusies was dat de gemeente geen centraal noch een decentraal contractenregister heeft. Dit betekent dat er totaal geen inzicht is in de contracten die binnen de gemeente zijn afgesloten. Daarom is er aanbevolen hier op korte termijn mee aan de slag te gaan. De cluster Inkoop heeft deze aanbeveling opgepakt door er een afstudeeropdracht van te maken. Uit deze opdracht zijn twee probleemstellingen opgesteld die de leidraad van de scriptie vormen:
1. Op welke manier kan de gemeente Middelburg een adequaat contractbeheersysteem opzetten en inrichten?
2. Op welke manier kan de gemeente Middelburg het beste contractmanagement borgen?

Hiervoor hebben wij een afbakening opgezet, ons onderzoek richt zich op contracten die:
- Een looptijd hebben van één jaar of langer;
- Betrekking hebben op werken, diensten of leveringen;
- Gericht op inkoop door de gemeente Middelburg.

Het onderzoek is gestart met het testen van de demoversie van het softwareprogramma Facto Contractbeheer (Facto). Dit softwareprogramma is geselecteerd, op basis van enkele door de cluster Inkoop zelf opgestelde eisen. Vervolgens is er in overleg met de praktijkbegeleider een vragenlijst opgesteld die als hulpmiddel dient tijdens de gesprekken met alle budgethouders. Alle afdelingshoofden zijn door middel van e-mail op de hoogte gesteld van onze komst en onze opdracht. Op alle afdelingen zijn we begonnen met een gesprek met het afdelingshoofd. Tijdens dit gesprek werd er aangegeven wat precies onze opdracht was en het doel van ons onderzoek. Vervolgens hebben we gesprekken gevoerd met alle contractbeheerders (deelbudgethouders) van alle afdelingen.

Nadat een gesprek was afgerond werden de besproken contracten opgevraagd bij het archief óf we maakten kopieën van de (kopie)contracten die op de afdeling aanwezig waren. Nadat de betreffende gegevens boven water waren, werden de benodigde gegevens ingevoerd in Facto. Tegen het einde van de inventarisatie is er een lijst opgemaakt waarop werd aangegeven welke contracten wel zijn opgevraagd, maar niet boven water zijn gekomen. Na overleg met het archief zijn we doorverwezen naar het Zeeuws Archief. Daar hebben we enkele dagen doorgebracht met het doorzoeken van dossiers. Dit was nodig omdat er een groot deel van de dossiers na de verhuizing in 2003 zijn opgeborgen in het Zeeuws Archief in verband met ruimtegebrek in het Stadskantoor.

Het was de bedoeling om een aantal analyses te maken op basis van de ingevoerde contracten. Hierbij kan worden gedacht aan:
- Analyse van de soort contracten; door een uitdraai te maken van het invoerveld soort contract, wordt er inzicht verkregen in de soort contracten die binnen de gemeente Middelburg worden afgesloten;
- Leveranciersanalyse; ten aanzien van inkoop is het belangrijk om te weten met welke leveranciers er precies zaken wordt gedaan. Dit is ook noodzakelijk bij het bekijken van de mogelijkheden tot bundeling van contracten bij een leverancier.

In totaal zijn er 118 contracten ingevoerd. Omdat er ongeveer nog een 25% aan contracten zoek is, kunnen er geen gerichte analyses worden gemaakt.

Voordat men zich kan richten op contractbeheer moet er worden gekeken naar de inkoop, het proces vóórdat men een contract afsluit.
Inkoop kan worden gedefinieerd als: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat. Het betreft alle inkopen die wordt gedaan met een partner buiten de organisatie en kan betrekking hebben op het leveren van goederen, een dienst of een werk.
Een aan- of inkoop wordt bezegeld met een mondelinge afspraak, maar in verband met risico's wordt vaak een contract afgesloten. Een contract kan worden omgeschreven als: afspraken met een wederpartij (buiten de eigen organisatie) waaraan rechten en verplichtingen verbonden zijn, die op schrift zijn gesteld en ondertekend door beide partijen.

Toon meer
OrganisatieHZ University of Applied Sciences
OpleidingBedrijfskunde - MER
InstituutAcademie voor Economie & Management
PartnersGemeente Middelburg
Gepubliceerd in
Datum2006-06-23
TypeBachelorscriptie
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 25 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk