De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Contractmanagement en rechtmatigheidsrisico's omtrent een eventuele aanbestedingsplicht

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Contractmanagement en rechtmatigheidsrisico's omtrent een eventuele aanbestedingsplicht

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

Het cluster Publiekszaken van de gemeente Vlissingen is genoodzaakt om te investeren in
vernieuwde software. Dit komt omdat het beheer van persoonsgegevens wordt overgeheveld van
decentraal beheer bij gemeenten, naar centraal beheer bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties. Naar aanleiding van deze overheveling en de noodzaak tot nieuwe software,
is de budgethouder van de software zich af gaan vragen aan welke wettelijke verplichtingen zij
dient te voldoen inzake het contract met de huidige softwareleverancier. Zij vermoedde dat er het
één en ander speelde rondom aanbestedingswetgeving, maar zij had dit niet inzichtelijk. De
probleemstelling van de scriptie betreft het inventariseren van de rechtmatigheidsrisico’s waaraan
de budgethouder bloot staat met betrekking tot het contractbeheer, specifiek het contract met de
softwareleverancier.
De juridische context gaat in op de risico’s waar decentrale overheden in het kader van inkoop en
aanbesteding mogelijkerwijs mee te maken hebben. (Decentrale) overheden dienen
overheidsopdrachten in de vorm van werken, diensten en leveringen boven drempelbedragen aan
de besteden. Verder mogen overeenkomsten niet langer dan vier jaar duren. Er dient periodiek te
worden aanbesteed, om marktwerking te stimuleren en zo de prijs/kwaliteit verhouding te
optimaliseren. Indien (decentrale) overheden zich hier niet aan houden, kan er aan de bel worden
getrokken door de Europese Commissie, de Autoriteit Consument & Markt of partijen in de markt.
Daarnaast vormt het niet naleven van aanbestedingsregels een grond waarop de accountant in zijn
rechtmatigheidscontrole een accountantsverklaring kan weigeren.
Het reduceren van rechtmatigheidsrisico’s wordt vormgegeven door te voldoen aan alle wet- en
regelgeving omtrent het contractbeheer met externe partijen. Daarnaast kan een adequaat gebruik
van algemene inkoopvoorwaarden contractzekerheid bieden. Systematisch contractmanagement
vertegenwoordigt de discipline van het proactief bewaken van alle rechten en plichten die uit
contracten met externe partijen voortvloeien. Het bewaken van deze rechten en plichten en de
nakoming hiervan voorkomt onnodige financiële lasten.
Het onderzoek vindt plaats bij de gemeenten Vlissingen, Middelburg en Veere in de vorm van een
kwalitatief beschrijvende methode. Er zijn zes respondenten geïnterviewd aan de hand van
semigestructureerde vragenlijsten. Dit wijkt af van het onderzoeksplan, waarin beschreven staat
dat er zeven respondenten ondervraagd hadden moeten worden.
Uit de interviews en inzage van facturen is gebleken dat het systeem van contractmanagement
vatbaar is voor verbetering. Er is namelijk geen contract, waarop contractmanagement uitgevoerd
kan worden. Dit is in strijd met het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsreglement. Het
ontbreken van systematisch contractmanagement met de softwareleverancier zorgt ervoor dat
kosten aan onderhoudslicenties en meerwerk niet worden beheerst. Dit vormt mogelijkerwijs
financiële risico’s. Europese aanbestedingswetgeving schrijft voor dat decentrale overheden slechts
contracten mogen aangaan tot maximaal acht jaar voor wat betreft softwarecontracten. Het
contract met de softwareleverancier loopt al 23 jaar en is daarom onverenigbaar met de Europese
aanbestedingswetgeving. Er is een aanbestedingsplicht van kracht. Hier zijn in het verleden al
afspraken over gemaakt met de gemeente Middelburg. Een gezamenlijke contractmanager die zich
louter bezighoudt met contractmanagement en marktoriëntatie, zou risico’s kunnen reduceren.
Eind 2015 vinden er besprekingen plaats met de gemeente Middelburg voor een collectieve
aanbesteding. De verwachting is dat er twee jaar tijd overheen zal gaan, voordat er is aanbesteed.
In die twee jaar zal de budgethouder één en ander moeten afspreken met de huidige
softwareleverancier. Het is de budgethouder dringend aan te raden om op korte termijn met de
adviseur Inkoop en een vertegenwoordiger van de softwareleverancier rond de tafel te zitten. Er
moet een nieuwe overeenkomst worden opgesteld, die accuraat weergeeft wat de rechten en
plichten zijn. Dit vormt het fundament voor contractmanagement totdat de aanbesteding is
afgerond. Het contract moet vervolgens op systematische wijze worden gehandhaafd en een eerste
stap hiertoe is het digitaliseren van het contract in programma Verseon. Het nieuwe contract moet
worden voorzien van een factor, die het contract ontbindt zodra er een nieuwe gegunde voortkomt
uit de collectieve aanbesteding.

Toon meer
OrganisatieHZ University of Applied Sciences
OpleidingBedrijfskunde - MER
InstituutAcademie voor Economie & Management
PartnersGemeente Vlissingen
Gepubliceerd in
Datum2015-07-06
TypeBachelorscriptie
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 25 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk