De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

De (digitale) weg naar een beter intranet

Rechten: Alle rechten voorbehouden

De (digitale) weg naar een beter intranet

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

Zowel vanuit het management als vanaf de werkvloer is er een sterke behoefte gesignaleerd naar de vernieuwing van het intranet bij de Provincie Zeeland. Hiervoor is binnen de provincie de werkgroep 'herziening intranet' ingesteld. Deze werkgroep fungeert als klankbord, denktank en bron van inhoudelijke kennis. Voor de vernieuwing van het intranet wordt in overeenstemming met de werkgroep een onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek heeft tot doel de organisatie te adviseren hoe het intranet er het beste uit kan gaan zien. Het advies vormt de basis voor de verdere uitvoering van de vernieuwing van het intranet.

Het onderzoek geeft antwoord op de vraag 'Op welke manier(en) kan de Provincie Zeeland het intranet zo effectief en optimaal mogelijk inzetten zodat het werkprocessen vereenvoudigt én bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen van de interne communicatie binnen de organisatie?'. Om antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag heeft er allereerst een grondig literatuuronderzoek plaatsgevonden. Daarnaast is er binnen de organisatie zowel kwantitatief als kwalitatief onderzoek verricht.

In een online vragenlijst zijn een aantal praktische ideeën voor een vernieuwd intranet voorgelegd aan de medewerkers. Daarnaast zijn er nog een aantal medewerkers geïnterviewd. De belangrijkste conclusies en aanbevelingen die uit het onderzoek naar voren zijn gekomen worden hieronder in willekeurige volgorde opgesomd.

• Dankzij de komst van de digitale handtekening is het mogelijk om alle formulieren op het intranet te digitaliseren. Hiermee wordt een hoop tijd én papier bespaard.
• Berichten van huishoudelijke aard moeten in de toekomst gewoon per e-mail verspreid blijven worden in plaats van op het intranet te worden geplaatst.
• De medewerkers kunnen sneller en eenvoudiger werken als de noodzakelijke functies, zoals printen en de knoppen vooruit en achteruit onderdeel worden van het intranet.
• Als de bedrijfsvoeringsprogramma's onderdeel worden van het intranet gaat het intranet een belangrijke rol spelen bij het uitvoeren van het dagelijkse werk.
• De medewerkers kunnen makkelijker en sneller werken als de informatiesystemen gebruiksvriendelijker worden gemaakt.
• De 'Werkwijzer' creëert duidelijkheid en transparantie over de huidige werkwijzen. De procesbeschrijvingen moeten (indien mogelijk) zo snel mogelijk op het intranet worden gepubliceerd. Tevens moet de naamsbekendheid van de 'Werkwijzer' worden vergroot.

• Als het intranet automatisch verschijnt bij het opstarten van de computer zijn de medewerkers direct op de hoogte van het belangrijkste nieuws.
• Naast het intranet kan er gebruik worden gemaakt van een automatische beeldkrant die de hoofdpunten van het nieuws of andere onderwerpen van belang bevat. Deze verschijnt als de computer niet wordt gebruikt.
• De medewerkers vinden het handig om via het intranet op de hoogte te worden gehouden van bijzondere gebeurtenissen in de organisatie.
• Het delen, benutten en vermeerderen van kennis wordt bevorderd door de rubriek 'Vraag een collega' en forums van formele en informele aard. Door kenniskaarten te koppelen aan de interne telefoongids wordt kennismanagement eveneens bevorderd. Via een zoekfunctie komen de medewerkers uit bij collega's die bepaalde kennis en ervaring bezitten.
• De medewerkers hebben er vanwege het brede informatieaanbod behoefte aan om zelf aan te kunnen geven welke informatie ze willen ontvangen.
• Er moet één centraal intranet worden behouden. Hierdoor wordt openheid in de organisatie gecreëerd en dit komt het saamhorigheidsgevoel en de interne communicatie ten goede.
• Medewerkers leren elkaar kennen wanneer álle nieuwe medewerkers kort worden voorgesteld via het intranet.
• Het intranet kan persoonlijker/informeler worden gemaakt door een persoonlijke begroeting, het weerbericht, de verkeersinformatie of een verjaardagskalender. Hierdoor wordt binding met de organisatie gestimuleerd.

Toon meer
OrganisatieHZ University of Applied Sciences
OpleidingCommunicatie
InstituutAcademie voor Economie & Management
PartnersProvincie Zeeland,
Gepubliceerd in
Datum2007-06-25
TypeBachelorscriptie
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 25 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk