Samenvatting

Het onderzoek “Verbetertraject kostenbewaking – van kostenbewaking met Excel naar geïntegreerd bewaken binnen Metacom” richt zich op het verbetertraject op het gebied van kostenbewaking binnen H4A Bouw. Dit wordt onderzocht omdat er in de huidige manier van werken veel ruimte tot verbetering zit. Door te stoppen met het bewaken van de kosten in losse Excel bestanden en vanaf nu in het ERP-systeem Metacom de kosten te bewaken worden de administratieve lasten aanzienlijk minder en wordt het bewaken van de bouwkosten eenvoudiger. Het doel is om de tools te ontwikkelen waarmee de kostenbewaking kan worden mogelijk gemaakt in Metacom. De implementatie wordt uitgevoerd door binnen H4A Bouw eerst een testomgeving te ontwikkelen.
Nadat de oplossing binnen de testomgeving dusdanig is getest dat deze gereed is voor verdere implementatie, kan er een pilot worden gedraaid met een nieuw project. Vervolgens kan naar aanleiding van de pilot verder worden gekeken naar een implementatie bedrijfsbreed.

De hoofdvraag ‘Hoe kan H4A Bouw er binnen de bestaande software (Metacom) voor zorgen dat de bouwkosten beter kunnen worden bewaakt’ zal worden beantwoord door middel van verschillende deelvragen. Om de deelvragen te beantwoorden is er gebruik gemaakt van kwalitatieve onderzoeksvormen. Voor deze deelvragen zijn de methodes deskresearch, interviews en field research gebruikt. Het onderzoek begint met een stuk vooronderzoek over het prijsvormingsproces van de bouw. Vervolgens wordt er onderzocht hoe de kostenbewaking momenteel wordt uitgevoerd binnen H4A Bouw. Dit wordt gedaan door middel van het zogenaamde PER Excel sheet. De PER, wat staat voor Prognose Eind Resultaat, wordt ingevuld op basis van de werkbegroting. Een ervaren projectleider gebruikt data uit een Metacom overzicht van de financiële administratie (in de volksmond “uitdraai”) en eigen inzicht om een prognose te maken van de bouwkosten. Een Metacom uitdraai is een
overzicht van gefactureerde kosten per leverancier of onderaannemer maar kan ook een overzicht zijn van de gewerkte uren. Vervolgens wordt er onderzocht hoe het programma Metacom werkt.
Metacom is een ERP-systeem. Dit houdt in dat het een verzamelprogramma is van alle administratieve informatie. Metacom wordt door vrijwel alle functies binnen H4A Bouw gebruikt. Door het afnemen van interviews is per functie input gegeven voor zowel Metacom als de PER. Deze
functies vormen de gebruikers van het eindproduct en zijn dus de doelgroep van dit onderzoek. De input van deze gebruikers is zoveel mogelijk meegenomen in de ontwikkelde oplossing. In de laatste deelvraag worden alle eerdere deelvragen aan elkaar gekoppeld om tot een oplossing te komen.

Het antwoord op de hoofdvraag is dat de kostenbewaking binnen Metacom mogelijk kan worden gemaakt, mits de juiste tools worden ontwikkeld. Deze tools zijn een verbeterde urenregistratie, nieuwe bewakingscodes, en een mogelijkheid tot contractmanagement. Vervolgens leveren ze gezamenlijk de informatie die nodig is om een kostenbewaking op te stellen. Softwarematig is er binnen Metacom een koppeling gemaakt tussen deze informatie en is de module kostenbewaking opgezet. De eerder genoemde tools zijn hieraan gekoppeld.
Ondanks het feit dat de oplossing mogelijk is gemaakt zijn, er wel een aantal discussie punten. Eén van deze punten is dat dit onderzoek als randvoorwaarden had, dat de kostenbewaking binnen Metacom moest worden ontwikkeld. Er is dus niet onderzocht of een ander programma voor een eenvoudiger resultaat kan zorgen. Tevens is de geïnterviewde gebruikersgroep klein. Dit komt omdat H4A Bouw een relatief klein bedrijf is binnen de H4A groep. Wanneer er bedrijfsbreed interviews waren afgenomen waren er misschien andere ideeën bovengekomen. Het is aan te bevelen dat er in de toekomst wordt onderzocht of Ticon de vervanger van Metacom kan worden. Het programma is ontwikkeld door dezelfde leverancier en is toekomstbestendiger door de mogelijkheid om te werken met BIM.