Samenvatting

MEE ZHN is een gesubsidieerde instelling die zijn inkomsten voor 95% verkrijgt vanuit de AWBZ. Deze subsidie is te verdelen naar de zogenaamde collectieve taken, de individuele cliëntenondersteuning en de integrale vroeghulp. MEE Zuid Holland Noord bestaat uit een Centraal Bureau in Leidschendam en regiovestigingen in Delft, Den Haag en Leiden. In totaal werken er ruim 400 mensen, merendeels consulenten, verdeeld over verschillende teams.

Probleemstelling
MEE ZHN is de afgelopen jaren hard gegroeid. Door de groei heeft de organisatie in die afgelopen jaren veel veranderingen meegemaakt. Het Centraal Bureau is bijvoorbeeld verhuisd naar de grotere bedrijfsoppervlakte op de Westvlietweg 17 te Leidschendam. Per 1 januari 2010 zullen de MEE-organisaties te maken krijgen met de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Invoering van deze wet zal inhouden dat de huidige opbrengsten- en kostenstructuur verdwijnt.
Mede door de sterke groei en de invoering van de WMO is er een behoefte ontstaan aan een goede procesbeschrijving.
Daarnaast werken de medewerkers van MEE ZHN niet met een uniforme methode. De werkzaamheden kunnen hierdoor niet op dezelfde manier gecontroleerd worden.
Voor ieder geconstateerde risico's zijn er aanbevelingen/oplossingen gegeven.

Doelstelling
Het doel was geformuleerd in een doelstelling:
Het doel van de opdracht is te komen tot een AO-beschrijving voor de medewerkers van MEE ZHN. Hiertoe moet de huidige administratieve organisatie en maatregelen van interne controle worden geanalyseerd en deze moeten worden vastgelegd in een beschrijving. Daarnaast zullen er oplossingen bedacht moeten worden voor de risico's/verbeterpunten.

Onderzoek
De huidige situaties van de inkoop, verkoop en administratieve processen zijn beschreven aan de hand van de resultaten uit interviews. De interviews zijn gedurende de stageperiode bij verschillende functionarissen afgenomen. Na de beschrijving van de huidige situatie werd het proces visueel weergegeven met behulp van het programma Visio.
Om de knelpunten in de processen te kunnen ontdekken is de huidige situatie vergeleken met de theorieën uit de literatuur. Daarnaast gaven de medewerkers zelf ook aan wat ze als knelpunt ervaren.
De knelpunten werden geanalyseerd, waarna er aanbevelingen gedaan werden. Daarnaast werd de interne controle geanalyseerd en vastgelegd in een beschrijving.