Samenvatting

De gemeente Hardenberg is vanaf 2012 een gemeenschappelijk regeling aangegaan met de naastgelegen gemeente Ommen. Deze gemeentelijke regeling zorgde ervoor dat de gemeenten Hardenberg en Ommen gedeeltelijk samen gingen functioneren als de Bestuursdienst Ommen Hardenberg. Een gevolg van het opzetten van deze Bestuursdienst Ommen Hardenberg was dat er door beide gemeenten gezamenlijk werd ingekocht. Echter, is er door een veelvoud aan redenen binnen beide gemeenten besloten om deze samenwerking vanaf 1 januari 2019 te beëindigen. Door het stopzetten van deze gemeentelijke regeling, zag het bestuurlijke orgaan van de gemeente de mogelijkheid om organisatorische processen te veranderen. Een proces binnen de gemeente Hardenberg dat toe is aan verandering, is het purchase to pay proces. Dit proces betreft alle handelingen die gedaan moeten worden vanaf het moment van behoeftestelling tot aan het betalen van de leverancier. In de huidige invulling worden verplichtingen vaak achteraf vastgesteld, iets wat onwenselijk is. Het gehanteerde proces behaalt dan ook niet de gewenste tevredenheid onder de pav-ers (bestellers) van de gemeente Hardenberg. Door deze huidige situatie wil de gemeente Hardenberg kijken naar de mogelijkheden tot het verbeteren van dit proces. Naar aanleiding van deze situatie is het mogelijk om het volgende managementvraagstuk te formuleren, namelijk: 
‘Hoe kan de gemeente Hardenberg het purchase to pay proces verbeteren om de tevredenheid binnen de interne organisatie te verhogen?’ 
 Om tot het antwoord op dit vraagstuk te kunnen komen, is er onderzoek gedaan. Dit onderzoek is onderverdeeld in deskresearch en fieldresearch. Binnen de deskresearch is er gekeken naar aspecten die in verhouding stonden met de kernbegrippen. Allereerst is er nogmaals gekeken naar wat het purchase to pay proces precies inhoudt. Daarbij is gekeken naar welke voordelen het automatiseren van dit proces heeft en hoe het geautomatiseerd kan worden. Ook is er met de deskresearch onderzoek gedaan naar de invloed van procesverbetering op tevredenheid. 
Resultaten deskresearch
Uit dit deskresearch is gebleken dat wanneer een organisatie het purchase to pay proces wil automatiseren er drie belangrijke onderdelen zijn. Hierbij gaat het over het automatiseren van procurement, contractbeheer en factuurverwerking. Wanneer een organisatie dit automatiseert, zal dit resulteren in meerdere positieve gevolgen voor deze organisatie. Documenten die in het proces gebruikt worden, zoals facturen, kunnen ten alle tijden terug gevonden worden en worden sneller verwerkt. Daarnaast zullen de kosten van het proces en de mogelijkheid op het maken van fouten verminderen. Het laatste voordeel is dat er met behulp van managementrapportages het proces constant gemonitord kan worden. Daarbij blijkt uit de deskresearch dat procesverbetering een positieve invloed kan hebben op de tevredenheid van mensen. 
Bij de fieldresearch is er onderscheid gemaakt tussen intern en extern onderzoek waarbij interviews werden ingezet als middel. Deze interviews zijn afgenomen met behulp van interviewguides die gemaakt zijn op basis van het theoretisch kader. Er is begonnen met extern onderzoek bij twee best practice organisaties. Hierna zijn vijf interne interviews afgenomen om de ervaringen en wensen en behoeften van medewerkers te inventariseren. Tot slot is het laatste externe interview met een aanbieder van een purchase to pay systeem afgenomen. In dit interview zijn aspecten uit de eerder afgenomen interviews behandeld.              
Resultaten fieldresearch
Uit de externe interviews is gebleken dat er niet alleen maar voordelen zitten aan het automatiseren van het purchase to pay proces. Er bevindt zich een groot nadeel aan de automatisering. De bestellers zullen namelijk meer handelingen moeten