Samenvatting

De opdracht
De opdrachtgever van deze afstudeerstage is Haven Amsterdam. De opdracht omvat het houden van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) van A tot Z. Zowel het uitzetten van het traject als de adviesfase. De resultaten uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek dragen bij aan de ontwikkeling van de organisatie: bereiken van organisatiedoelstellingen en medewerkerstevredenheid. Daarnaast vindt er een ontwikkeling plaats van de rol die de afdeling Communicatie heeft binnen deze organisatie. Een belangrijke verandering hierin is de verschuiving in de manier van werken naast 'producent' ook 'adviseur' en het aannemen van een proactieve rol binnen de organisatie. Deze verschuiving betekent ook een verandering van de waarde die gehecht zou moeten worden aan het belang van interne communicatie. In het traject rond het medewerkerstevredenheidsonderzoek nemen we als onderzoekers als het ware de nieuwe rol van de afdeling Communicatie aan.
Door het onderzoeken van onze hoofdvraag (onderstaand) dragen we bij aan de ontwikkeling van interne communicatie binnen deze organisatie.
De hoofdvraag die centraal staat in deze scriptie is:
Op welke manier heeft Haven Amsterdam haar interne communicatie ingericht en kan zij haar interne communicatie inzetten om bij te dragen aan het optimaal functioneren van de organisatie?

Onderzoeksmethode
Oriënterende fase
De vragen die we onszelf hierbij hebben gesteld zijn:
Wie is Haven Amsterdam?
Om deze vraag te beantwoorden hebben wij gesprekken gevoerd met medewerkers van Haven Amsterdam (met uiteenlopende functies). Daarnaast hebben wij ons verdiept in de organisatie-elementen.
Wat is een MTO?
Om antwoord te krijgen op deze vraag hebben wij gekeken naar het begrip 'medewerkerstevredenheid'. Ook hebben wij antwoord gekregen op de vraag: 'wat zijn de uitgangspunten voor een MTO?'.

De scriptie is opgebouwd uit 2 hoofddelen.

Deel I: Onderzoek naar interne communicatie binnen Haven Amsterdam
De centrale vraag bij dit deel luidt als volgt:
Hoe zien de communicatie-elementen van Haven Amsterdam eruit?

Deel II: Uitvoering van het medewerkerstevredenheidsonderzoek
De centrale vraag in dit deel luidt als volgt:
Welke rol heeft communicatie gespeeld bij de uitvoering van het medewerkerstevredenheidsonderzoek?

De deelvragen die hierbij horen:
- Waarom een MTO?
- Wat is de meerwaarde van communicatie in dit onderzoek?
- Welke rol heeft communicatie gespeeld bij het bereiken van de MTO-doelen?
- Wat waren de succes- en afbreukfactoren bij het uitvoeren van het MTO?
- Hoe kan Haven Amsterdam aan de slag met de resultaten uit het MTO?

Conclusie
De resultaten van Deel I en Deel II zijn samengevat in onderstaande conclusies.
In de scriptie vormen de conclusies en aanbevelingen Deel III.

Organisatie
De organisatie hecht veel waarde aan de externe communicatie met het oog op de positionering van Haven Amsterdam. De waarde van interne communicatie wordt binnen de organisatie onderschat.
Op dit moment is binnen Haven Amsterdam de interne communicatie voldoende ingericht gezien de middelen die zij inzet. Wat hieraan opvalt is dat een doelgroepsegmentatie ontbreekt.
Kijkend naar de structuur van de organisatie zien we dat de communicatiestromen blijven hangen op sector/afdelingsniveau. We signaleren dat er weinig kennisdeling is binnen deze organisatie. Het ontbreken van kennisdeling en het ontstaan van eilandjes vormen een afbreukfactor in het streven naar samenhang en eenheid binnen de organisatie. Inzet van interne communicatie met als doel het creëren van samenhang binnen de organisatie is er niet voldoende.
De organisatie werkt aan een cultuurverandering. Hierbij wordt communicatie niet benoemd als onderdeel van de cultuurverandering. De organisatie zet communicatie enkel in om te informeren.

Afdeling Communicatie
De afdeling Communicatie is in ontwikkeling. Dit betekent een verandering in de rol van de afdeling en het vakgebied binnen de organisatie. Als uitgangspunten nemen zij hierbij:
- Proactieve rol
- Naast 'doen' ook 'adviseren'.
Op dit moment ligt er geen communicatiebeleidsplan voor zowel de interne als externe communicatie binnen Haven Amsterdam. Het ontbreekt de afdeling aan een heldere visie op communicatie.

MTO
Communicatie heeft een grote rol gespeeld bij het opzetten en uitvoeren van het MTO.
De hoofddoelen die wij ons hebben gesteld zijn 'bereiken van hoge respons' en 'draagvlak creëren'. Deze doelen hebben wij kunnen bereiken met behulp van communicatie. Er is rekening gehouden met de verschillende doelgroepen binnen de organisatie, soort communicatiemiddel en de frequentie van de ingezette middelen.

Aanbevelingen
Naar aanleiding van het onderzoek komen we tot de volgende adviezen:

Aanbevelingen voor de organisatie
1. Waarde interne communicatie vergroten
Communicatie kan ingezet worden om te sturen op kennis, houding en gedrag.
2. Streven naar meer kennisdeling
Met het streven naar meer kennisdeling kan Haven Amsterdam de samenwerking en daarmee de samenhang binnen de organisatie vergroten c.q. bevorderen.
3. Bewuster bezig zijn met de waardering voor medewerkers
Waardering van medewerkers verkrijg je mede door de waardering die je hen zelf geeft.

Aanbevelingen voor de afdeling Communicatie
1. Afdeling inzetten om waarde van interne communicatie te vergroten
De afdeling Communicatie is de motor in de ontwikkeling van meer waarde hechten aan interne communicatie. Dit uit zich in het duidelijker neerzetten van het begrip communicatie: Wat is dat? En wat is de meerwaarde hiervan? Belangrijk bij het bekendmaken van het begrip communicatie binnen de organisatie is dat dit als eerste bekend moet worden bij de bovenste laag van de organisatie (directie en MT). Directie en MT starten met het toepassen van de nieuwe waarde van interne communicatie.

2. Positioneren van de afdeling Communicatie
De afdeling Communicatie wil zich beter positioneren binnen Haven Amsterdam. Hierbij zijn een aantal zaken van belang:
- Prioriteit stellen aan het positioneren van de afdeling: Zie dit als taak van de afdeling en niet als een bijkomstigheid. Plan activiteiten in om hiermee aan de slag te gaan.
- Communicatiebeleidsplan opstellen: Het communicatiebeleidsplan geeft richting aan wie je als afdeling wilt zijn. Als basis van het beleidsplan voor de afdeling geldt het opstellen van een positionering statement.

3. Bouw de proactieve benadering uit
De proactieve benadering zoals de afdeling Communicatie die nastreeft is een goede ontwikkeling in het vergroten van de rol van de afdeling binnen de organisatie.

Aanbevelingen aanpak MTO en resultaten
Aanpak resultaten
De resultaten zijn bekend en de analyse is gemaakt. Nu is het zaak dat de organisatie aan de slag gaat met de resultaten. Hierbij zijn een aantal zaken van belang:
- Communiceren van resultaten organisatiebreed: Medewerkers hebben behoefte aan informatie over de resultaten uit het MTO. Zij hebben hier aan meegewerkt en gezorgd voor de hoge respons, geef daarom inzicht in de resultaten.
- Doelen stellen: Geef prioriteiten aan de genoemde verbeterpunten en stel duidelijke doelen vast.
- Ga aan de slag!
- Communiceer over de voortgang.




Voor het volgende MTO
Naar aanleiding van de ervaringen volgen hieronder een aantal tips voor de aanpak van het volgende MTO.
Altijd belangrijk is:
- Doelgroepsegmentatie
- Duidelijkheid en helderheid.
- Zorg voor draagvlak binnen de organisatie.

Voorafgaand aan het onderzoek:
- Doelen stellen.
- Onderzoeksperiode afbakenen.
- Verantwoordelijke aanstellen.
- Denk na over een variabel onderwerp dat meegenomen kan worden. Zo voorkom je enquêtemoeheid binnen de organisatie.
- Opstellen van plan van aanpak.
- Opstellen van een communicatieplan.
Tijdens het onderzoek:
- Communiceren over het MTO.
- Mogelijkheid tot stellen van vragen en plaatsen van opmerkingen bij een centraal punt.
Na het onderzoek:
- Geef inzicht in de respons en de eerste resultaten.
- Ga actief aan de slag met de resultaten en laat de organisatie weten wat de voortgang is.
- Benoem acties zodanig dat mensen het gekoppeld zien aan de resultaten uit het MTO.
- Resultaten uit tweede meting vergelijken met resultaten uit de eerste meting.