Samenvatting

Gemeente Valkenswaard is een kleinere gemeente in Zuid-Oost Brabant en bestaat uit drie kernen: Valkenswaard, Dommelen en Borkel en Schaft. De gemeente heeft 31.063 inwoners en de gemeentelijke organisatie telt ongeveer 275 werknemers.

Begin januari 2006 liet de gemeente weten dat het team Communicatie en Voorlichting graag een onderzoek wilde laten uitvoeren naar de externe communicatie van de gemeente. De reden daarvoor was dat het team geen goed zicht had op het oordeel van de burger over de communicatie, met name over de middelen die gemaakt worden op de afdeling. Er waren wel signalen van buitenaf, maar er is nog niet eerder onderzoek gedaan naar de externe communicatie. De resultaten willen zij gebruiken als input voor de communicatienota die op de planning staat om geschreven te worden. De huidige communicatienota stamt uit 1994 en is aan vernieuwing toe.

De eerste weken van de afstudeerperiode heb ik me bezig gehouden met het verzamelen van informatie over de gemeente om een beter beeld te krijgen van de organisatie en de rol die communicatie speelt binnen de organisatie. Ook wilde ik er achter komen wat de gemeente als opdrachtgever nu precies wilde met het onderzoek. Daaruit is de volgende centrale vraag voortgekomen:

Welke invulling krijgt communicatie binnen de gemeente Valkenswaard en welke verbeteringen zijn nodig, wenselijk en mogelijk?

Onderzoek
Om deze vraag te kunnen beantwoorden heb ik op verschillende manieren onderzoek gedaan. Ik heb interviews gehouden met de drie medewerkers van team Communicatie en Voorlichting en een aantal andere belangrijke personen binnen de organisatie. Daarnaast heb ik gesproken met andere medewerkers en geobserveerd. Naast het onderzoeken van de interne situatie heb ik onderzoek gedaan naar het oordeel van de burger over de communicatie van de gemeente. Hiervoor heb ik gebruik gemaakt van een schriftelijke enquête onder 2200 inwoners van Valkenswaard.

Resultaten
De belangrijkste conclusie uit het onderzoek is dat communicatie binnen de gemeente Valkenswaard ad-hoc wordt ingevuld. In 1994 is er weliswaar een Communicatiebeleidsnota opgesteld, maar daar wordt eigenlijk geen gebruik van gemaakt. Er is geen duidelijke visie op communicatie te herkennen die voor de hele organisatie geldt. De rol die communicatie binnen een bepaald project speelt is sterk afhankelijk van degene die verantwoordelijk is voor het project en dus ook voor de communicatie. Team Communicatie en Voorlichting wordt soms niet tijdig betrokken bij een project vanwege de visie op communicatie van de projectverantwoordelijke. Binnen de organisatie wordt team Communicatie en Voorlichting vaak ingezet voor het maken van middelen. Deze middelen worden door de burger redelijk positief beoordeeld. Wat nog meer opviel uit de resultaten van het onderzoek is het "Leefomgevinggericht werken" (LOGW). Dit is een term die gebruikt wordt voor de nieuwe manier van werken die voortgekomen is uit de reorganisatie in 2003. Deze nieuwe manier van werken is eigenlijk de gewenste situatie, nog niet iedereen heeft het LOGW opgepikt. Dat is ook een reden voor de doorontwikkeling die uitgevoerd gaat worden in juli 2006. Het LOGW zoals dat beschreven wordt in verschillende documenten van de gemeente vertoont veel overeenkomsten met het maken van interactief beleid. Binnen het LOGW, of bij het uitvoeren van interactieve projecten wordt communicatie echter niet duidelijk als factor benoemd.

Advies
Het bestuur en team Communicatie van de gemeente zijn het er over eens dat er een nieuwe nota voor communicatie moet komen. Deze staat al een hele tijd op de agenda, maar wordt wegens de hoge werkdruk en andere prioriteiten steeds uitgesteld. Het is belangrijk dat deze nota er komt zodat er een basis is waar vanuit de communicatie gestructureerd wordt. Interne communicatie mag daarbij niet vergeten worden.

Het is belangrijk om eerst een visie op communicatie te vormen voor de organisatie. Nu is de inzet van communicatie nog te persoonsgebonden. In een ideale situatie is het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk wat de rol van communicatie en team Communicatie en Voorlichting is. Daarom is het belangrijk om niet alleen een beleid vast te stellen maar ook te zorgen voor draagvlak en inbedding in de organisatie.