Samenvatting

Gedurende de eerste gesprek met de opdrachtgever, de Instituto di Cultura Aruba (de ICA), werd aan mij gevraagd om een onderzoek naar de mate van betrokkenheid van de Arubaanse jeugd ten opzichte van hun eigen cultuur te verrichten. Aan de hand daarvan een effectieve communicatieplan op te stellen om de betrokkenheid te verhogen. Na de start van mijn stage is deze opdracht echter snel omgebogen van een extern georiënteerde opdracht naar een intern georiënteerde opdracht.
Na het uitvoeren van het vooronderzoek, door middel van interviews en participerend observeren, is het duidelijk geworden dat er intern een grote ontevredenheid heerst onder de medewerkers, omdat:
- er niet op een reguliere basis formeel gecommuniceerd wordt;
- de medewerkers niet op tijd geïnformeerd worden over de door de ICA georganiseerde projecten;
- de medewerkers zich niet betrokken bij de ICA voelen en;
- de ICA geen gebruik maakt van een duidelijke organisatiestructuur.

Samen met de opdrachtgever zijn we tot een nieuwe centrale vraag gekomen, namelijk:
Hoe kan de interne communicatie binnen de ICA verbeterd worden?
De hierbij behorende deelvragen hebben betrekking tot de organisatie, de interne communicatie en de reorganisatie.

De twee gekozen onderzoeksmethoden voor het hoofdonderzoek waren halfgestructureerde mondelinge diepte interviews en participerend observeren. Voor het hoofdonderzoek heb ik twee vragenlijsten gemaakt, één voor het Hoofd van de ICA en één voor de medewerkers, ter ondersteuning gedurende de interviews. De houding en gedrag zijn de twee aspecten die gedurende participerende observatie onderzocht zijn.
De eindconclusie werd uiteindelijk aan de hand van en SWOT - analyse gemaakt. In de SWOT- analyse staan de sterkten en zwakten van, en kansen en bedreigingen voor de ICA op een rijtje. De ICA moet kansen benutten. Zwakke punten moet zij verbeteren. Door de inzet van sterke eigenschappen kan de ICA inspelen op bedreigingen. Als de sterkten en zwakten van en kansen en bedreigingen voor de ICA tegen elkaar afgezet worden, kan er het volgende geconcludeerd worden.
- De jaarlijkse door de ICA georganiseerde activiteiten met betrekking tot de Arubaanse cultuur is een sterk punt, maar de voortgang van de organisatie wordt bedreigd door de slechte samenwerking, de gebrekkige interne communicatie en de lage betrokkenheid van de medewerkers.
- De ICA kent de laatste tijd een instroom van nieuwe medewerkers die fris tegen de organisatie en haar diensten aankijkt. Het is zaak dat deze nieuwe medewerkers niet worden meegesleept in een interne cultuur van medewerkers die al heel lang bij de ICA werken en gefrustreerd zijn geraakt.
- De ICA gaat aan de slag met een uitgebreide reorganisatie die kansen biedt om de interne organisatie en interne communicatie te verbeteren. Het is zaak om bij de invoering van de reorganisatie rekening te houden met de lage betrokkenheid en gevoelens van onzekerheid die bij het huidige personeel leven. Een positief gegeven is dat de meeste medewerkers de huidige problematiek, waaronder de gebrekkige interne communicatieproblemen, herkennen en ook hebben aangegeven open te staan voor een nieuwe reorganisatie.
- De directeur heeft me gevraagd om een advies op te stellen ten aanzien van verbeteren van de interne communicatie binnen de ICA. Door de knelpunten in de huidige interne communicatie te inventariseren, en de informatiebehoefte van de medewerkers te beschrijven en adviezen ter verbetering op te stellen, kan een nieuwe interne communicatiestructuur worden opgesteld. In deze structuur moet zowel aandacht zijn voor de top- down, bottom- up als parallelle communicatie binnen de ICA.

Tot nu toe heeft u de knelpunten van de interne communicatie van de ICA kunnen lezen. Vervolgens wordt er een aantal aanbevelingen ten gevolge van de uitkomsten van het onderzoek geboden. De aanbevelingen bevatten zowel organisatorische als communicatieve aspecten.

De adviezen hebben vanzelfsprekend een samenhang met elkaar. Om de aanbevelingen op het gebied van interne communicatie waar te maken moet er eerst rekening worden gehouden met de organisatorische adviezen. Bovendien moet de ICA eerst een organisatiestrategie ontwikkelen en uitwerken (visie, missie en doelen), voordat een echte communicatiestrategie kan worden opgesteld. De communicatiestrategie wordt immers altijd hiervan afgeleid. Doordat visie, missie en doelen van de ICA ontbreken, beperken de communicatie- adviezen zich noodgedwongen tot een aantal basale adviezen.