Samenvatting

Op 1 januari 2012 zijn vijf zelfstandige verenigingen gefuseerd tot één vereniging: de VCOHW (Vereniging voor Christelijk Onderwijs op Reformatorische Grondslag in de Hoeksche Waard). In de afgelopen jaren zijn diverse mediaberichten (ROC Leiden, ABN AMRO etc.) verschenen waarbij het bestuur en de toezichthouders hebben gefaald, de rol van het bestuur en de toezichthouders is hiermee onder druk komen te staan. Bij VCOHW zijn diverse vragen ontstaan over de rol, taken en verantwoordelijkheden van de toezichthouder en welke informatie de toezichthouder nodig heeft. De hoofdvraag luidt als volgt: Welke informatie heeft de toezichthouder van VCOHW nodig om zijn rol, taken en verantwoordelijkheden op adequate wijze uit te kunnen voeren?
Het doel van de opdracht is het antwoord geven op de hoofdvraag zodat in de toekomst de toezichthouder zijn rol op adequate wijze kan vervullen. Er is gekozen voor een kwalitatief onderzoek, van de zeven toezichthouders zijn er twee geïnterviewd. Tevens is er gebruik gemaakt van diverse beleidsplannen en alle informatie die in 2015 aan de toezichthouders is verstrekt.
Het doel van intern toezicht is het houden van toezicht op het bestuur van de organisatie. De toezichthouder houdt toezicht op de kwaliteit, effectiviteit en efficiency van de organisatie, financiële stabiliteit en continuïteit op de langere termijn. De volgende taken kunnen aan de toezichthouder worden toegekend: de toezichtstaak, de werkgeverstaak, de adviestaak, de bestuurlijke taken en de verantwoordingstaak.
De taken en verantwoordelijkheden volgens de toezichthouder zijn in hoofdlijnen gelijk aan wat de theorie zegt over de taken en verantwoordelijkheden van de toezichthouders. De werkgeverstaak van de toezichthouder wordt niet benoemd, wel omschrijven zij dat ze toezicht moeten houden op het functioneren van het bestuur. De toezichthouders omschrijven de verantwoordelijkheid als volgt: de toezichthouder is samen met het bestuur eindverantwoordelijke voor het gevoerde beleid. De andere verantwoordelijkheden (vaststellen en goedkeuren beleidsdocumenten, publieke verantwoording, regeling besturing, werkgeverschap en het klankborden) worden door de toezichthouder eerder als taak ervaren.
De huidige informatievoorziening voor de toezichthouders bestaat uit de kwartaalrapportages, schoolbezoeken, jaarverslag en vaste agendapunten (personeelszaken, onderwijsresultaten etc.). Op basis van de huidige informatievoorziening en de interviews met de toezichthouders kunnen de volgende belangrijkste risico’s worden beschreven:
1. Er is één bezoldigd bestuurder bij VCOHW. Wanneer de bezoldigd bestuurder uitvalt is er niet een ander bezoldigd bestuurder die de werkzaamheden kan overnemen.
2. De toezichthouders zijn bij VCOHW ook werkgever van de personeelsleden. De toezichthouders ontvangen niet de informatie die een werkgever over zijn personeelsleden moet ontvangen.
3. In de huidige informatievoorziening wordt niet altijd het verband gelegd tussen de rapportages en het vastgestelde beleid (bestuurlijk beleidskader en schoolplannen).
Op basis van de verantwoordelijkheden van de toezichthouders kan worden geconcludeerd dat de toezichthouders de volgende informatie nodig hebben:
 Toezichthouden op de bestuurder en de organisatie. De toezichthouder kan de stukken van de bestuurder beoordelen op kwaliteit, volledigheid etc. Tevens kan de toezichthouder het functioneren beoordelen door het stellen van vragen. De toezichthouder houdt ook toezicht op de organisatie. Per onderwerp heeft de toezichthouder de volgende informatie nodig:
o Identiteit: verslag van de locatieraad, schoolbezoeken en de ouderenquête o Onderwijs: oordeel van de inspectie en externen, prognose leerlingaantallen, uitstroomgegevens, onderwijsresultaten, kwaliteitszorg, zorg en begeleiding, voortgang schoolplannen, tevredenheid leerlingen.
o Financiën: realisatie van de begroting en meerjareninvesteringsplan, financiële continuïteit, jaarrekening en financiële risico’s.
o Huisvesting en beheer: gerealiseerd onderhoud en tevredenheid ouders.
o Communicatie: klachten, ouderenquête en verslag van de locatieraden.
o Kwaliteitszorg: jaarverslag en risicomanagementsysteem.
 Werkgeverschap. De toezichthouder heeft de volgende informatie nodig: uitslagen RI&E, ziekteverzuim, probleemgevallen/langdurig zieken, vervullen functies, sollicitaties/ontslagen, personeelsverloop, gesprekkencyclus, leeftijdsdiversiteit en scholing.
 Klankbord- en advies. De toezichthouder kan door het stellen van vragen en aandragen van ideeën het bestuur ongevraagd adviseren.
Op basis van de huidige informatievoorziening, risico’s, gewenste en benodigde informatievoorziening zijn er dertien aanbevelingen tot stand gekomen. De belangrijkste aanbevelingen kunnen als volgt worden samengevat:
1. Het bestuurlijk beleidskader betrekken bij de rapportages. In het bestuurlijk beleidskader is per onderwerp de doelen en indicatoren beschreven.
2. Tijdens de schoolbezoeken wordt er met een beperkt aantal leerlingen gesproken. De toezichthouder moeten op eigen initiatief in gesprek gaan met leerlingen, leerkrachten en ouders.
3. Jaaragenda. Met een jaaragenda is er een overzicht met welke onderwerpen op welke vergaderingen worden besproken. Daarnaast kan het onderwerp identiteit standaard op de agenda worden opgenomen.
4. Procedures. Denk als bestuur na over eventuele procedures die kunnen worden gevolgd wanneer de bezoldigd bestuurder uitvalt.
5. Om het proces van rapporteren op effectieve wijze invulling te geven, moet de basis beginnen bij de locatiedirecteuren. Wanneer de locatiedirecteuren aanleveren volgens een bepaald format scheelt dit veel tijd voor de bestuurders.