Samenvatting

Dit is de managementsamenvatting van het onderzoek betreffende het informatiemanagement van de onderhoudscontracten. De scriptie is geschreven door Tom Brouwer en in opdracht van Schulte en Lestraden, een geheel zelfstandig middelgroot installatiebedrijf. Het bedrijf richt zich al meer dan 70 jaar op het volledig beheersen van de installatietechniek. Vanaf het ontwerp, de uitvoering tot en met de service en het onderhoud.
Schulte en Lestraden wil graag meer inzicht in de informatievoorziening voor de onderhoudscontracten voor de service- en onderhoudsafdeling. Het huidige inzicht is nog minimaal, waardoor het voor het bedrijf onduidelijk is of zij genoeg verdienen op een contract. Het doel van de opdracht is de efficiëntie en effectiviteit van de service- en onderhoudsafdeling te verbeteren door uit te zoeken welke informatie zij nodig heeft voor de onderhoudscontracten en dit vervolgens te verwerken in een overzicht.
De vraag die in dit onderzoek centraal staat is: “Welke informatie heeft de service- en onderhoudsafdeling nodig om de financiële en planningsmatige voortgang van de onderhoudscontracten in kaart te brengen om daar vervolgens met een tool op te kunnen sturen?”. Om de probleemstelling te beantwoorden is er gebruikgemaakt van vijf deelvragen.
In de eerste deelvraag is Performance Management gedefinieerd met behulp van literatuuronderzoek. Performance Management omvat alle activiteiten die ervoor zorgen dat doelen op een effectieve en efficiënte wijze worden behaald en geeft meer mogelijkheden om te voorspellen en continu te verbeteren.
Voor het implementeren van de theorie wordt er gebruik gemaakt van modellen. Bij de tweede deelvraag zijn vier modellen met elkaar vergeleken: Het Tolmodel van O.C. van Leeuwen, de Balanced Scorecard van Kaplan & Norton, het INK-managementmodel en het Management Control Systeem van K.A. Merchant. Per model is uitgewerkt wat het model inhoudt en wat de voor- en nadelen zijn van het implementeren van het model in een organisatie. Volgens het scoringsmodel is de Balanced Scorecard de beste optie om te gebruiken voor dit onderzoek. Het voordeel van dit model is dat de zelf samengestelde doelstellingen vertaald zijn vanuit de strategie.
De derde deelvraag betreft een omschrijving van de huidige situatie. De huidige situatie is beschreven met behulp van procesbeschrijving, interviews, observatie en een analyse van het ERP systeem. Hieruit is gebleken dat één keer per jaar een eenvoudig rapport wordt opgesteld, waar per project de totale kosten, de totale opbrengsten en het saldo worden weergeven. Zodra een project opvalt door bijvoorbeeld te hoge kosten of te weinig opbrengsten, wordt het project gecontroleerd. Hiernaast viel op dat de budgetten niet ingevoerd werden waardoor deze informatie nog niet beschikbaar was. Ook werd er geen onderscheid gemaakt tussen het resultaat van storingen en het resultaat van het onderhoud. Dit gaf een scheef beeld van het resultaat.
Om de vierde deelvraag te beantwoorden, betreft de gewenste situatie, is er gebruik gemaakt van interviews en de Balanced Scorecard om te beoordelen aan welke informatie het bedrijf behoefte heeft. De gewenste informatiebehoefte zijn de kosten, de opbrengsten, het resultaat, prognose van het resultaat en het percentage gereed. Deze zijn opgesplitst in het budget en werkelijke cijfers. Daarnaast zijn deze resultaten opgesplitst in onderhoud of storingen.
4
Bij de vijfde deelvraag is met behulp van de conclusies uit de vorige deelvragen een tool gecreëerd waarin de prestatie indicatoren (KPI’s) van de gewenste situatie op een overzichtelijke wijze worden weergegeven. Er is voor gekozen de managementtool vanuit Syntess te genereren. Dit levert tijdwinst op bij het uitdraaien van het overzicht. Om de informatiebehoefte volledig uit het ERP systeem te krijgen, wordt aanbevolen de budgetten in te voeren en de resultaten van het onderhoud en storingen gescheiden te boeken.
Als laatste wordt meegegeven de vernieuwde managementtool na gebruik te reviewen met de gebruikers. Om de tool zo effectief en efficiënt mogelijk te maken, is het van belang constant in kaart te brengen of er eventuele verbeterpunten zijn. Wijzigingen kunnen te allen tijde doorgevoerd worden in de lay-out in Syntess.