Samenvatting

De aanleiding van dit onderzoek is voortgekomen uit de toenemende druk om duurzaam in te kopen binnen de Nederlandse overheid. De inkoopfunctie van de overheid is de laatste jaren sterk geprofessionaliseerd, mede door bezuinigingen en Europese aanbestedingsregelgeving. Dit heeft geresulteerd in groter kostenbewustzijn van de interne bedrijfsvoering. De gemeente Haarlem heeft enige jaren geleden een start gemaakt met de professionalisering van de inkoopfunctie. Dit blijkt mede uit de oprichting van bureau IAC en de opgestelde inkoopbeleidsdocumenten. Echter naast de verplichting om gemeenschapsgelden op een verantwoorde wijze te spenderen heeft de overheid ook een voorbeeldfunctie te vervullen bij de aanschaf van duurzame producten en diensten. De overgang naar een duurzame inkoopfunctie is dan ook een vervolgstap op de professionalisering van de inkoopfunctie. De gemeente Haarlem heeft reeds enkele acties ondernomen om met duurzaam inkopen te starten. Als voorbeeld gelden het ondertekenen van het convenant Duurzaam Inkopen en het opnemen van duurzaam inkopen in een paragraaf van het aanbestedingsbeleid Werken. Toch blijft de uitvoering van duurzaam inkopen adhoc en ongecontroleerd.
De opdracht voor dit onderzoek was dan ook om duurzaam inkopen een plaats te geven binnen de inkoopfunctie van de gemeente Haarlem, rekeninghoudend met de ontwikkelingen binnen de gemeente Haarlem.

Uit het gedane onderzoek zijn de volgende conclusies te trekken:
· Het is onduidelijk wat de gehanteerde definitie voor duurzaam inkopen binnen de gemeente Haarlem is, zie pagina 30;
· Duurzaam inkopen gebeurt binnen de gemeente Haarlem nog adhoc en ongecontroleerd, ondanks dat de keuze voor duurzaam inkopen reeds enige tijd geleden is gemaakt, zie pagina 31;
· Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffende de uitvoering van duurzaam inkopen zijn onvoldoende belegd, zie pagina 32;
· Er is geen inzicht in het percentage waarop men op dit moment duurzaam inkoopt, als gevolg hiervan is geen doelstelling te formuleren over een toekomstig ambitieniveau, zie pagina 44;
· De weerstand tegen duurzaam inkopen, bij leidinggevenden binnen de FD van de gemeente Haarlem, is voornamelijk gebaseerd op een verwachte stijging van de kosten, zie pagina 23;
· De voor duurzaam inkopen benodigde medewerkers zijn aanwezig en enthousiast over de uitvoering van duurzaam inkopen, zie pagina 38;
· De mogelijkheden om duurzamer te gaan inkopen nemen toe door, groter assortiment duurzame producten, subsidie op duurzame producten en inkoopbeoordelingsmethodieken als Total Cost of Ownership, zie pagina 45;
· Het programma Purchasing Excellence Publiek, gebaseerd op het MSU+model, biedt de mogelijkheid om duurzaam inkopen te borgen in de inkooporganisatie, zie pagina 45.

Uit de resultaten van het onderzoek kan geconcludeerd worden dat de gemeente Haarlem structuur nodig heeft voor duurzaam inkopen. Tevens zal aan de hand van resultaten het vooroordeel over hogere kosten door duurzaam inkopen moeten worden weggenomen. Om dit te bereiken zijn een aantal doelstellingen opgesteld, deze zijn ook terug te vinden op pagina 48:
· Algemene definitie vastleggen wat onder duurzaam inkopen wordt verstaan;
· Vastleggen van het ambitieniveau van de gemeente Haarlem met de Menukaart duurzaam inkopen;
· Meetbaar maken van het huidige niveau waarop duurzaam wordt ingekocht;
· Verankering van duurzaam inkopen in het inkoopproces, met het workflowmanagementsysteem.
· Realisatie van concrete resultaten bij een viertal inkooptrajecten;
· Promotie van duurzaam inkopen binnen de eigen organisatie;
· Onderzoek laten doen naar de toegevoegde waarde van deelname aan het programma Purchasing Excellence Publiek, middels een afstudeeropdracht.
· Analyseren van organisatiemogelijkheden voor definitieve borging van duurzaam inkopen in het directiemodel.

De organisatorische en financiële consequenties van de adviezen zijn uitgewerkt over de periode tot de organisatieverandering in 2008. Hierbij is ook een implementatieadvies gegeven met een prioriteitsvolgorde.