Samenvatting

Witte Kruis Ambulancezorg is een ambulancevervoerder die actief is in vijf verschillende Regionale Ambulance Voorzieningen (RAV’s). In totaal is Nederland ingedeeld in 25 RAV’s. In deze vijf regio’s is Witte Kruis, al dan niet met andere vervoerders, verantwoordelijk voor de ambulancezorg.
Witte Kruis maakt gebruik van verschillende IT-applicaties. Hierbij valt te denken aan een roostersysteem, meerdere managementinformatiesystemen en meerdere ritadministratiesystemen. Al deze verschillende applicaties maakt dat er binnen Witte Kruis veel ontevredenheid is over de toegankelijkheid en werking. Daarnaast is het stafpersoneel ontevreden over de gebruiksvriendelijkheid van de managementinformatiesystemen.
De ambulancezorg in Nederland wordt gefinancierd door de zorgverzekeraars. Het budget wordt jaarlijks vastgesteld en verdeeld over alle 25 RAV’s. Na afloop van het jaar moeten de ambulancevervoerders zich verantwoorden door gegevens over de prestatie van de organisatie te delen met de zorgverzekeraars.
Witte Kruis moet onder meer rit- en personeelsgegevens en medische en kwaliteitsinformatie verwerken en opleveren aan de zorgverzekeraars. Als Witte Kruis zich hierover niet kan verantwoorden, riskeren zij een boete of wordt hun budget gekort.
Doordat al deze informatie uit verschillende systemen moet komen en doordat er geen duidelijke structuur is waardoor de verantwoording gewaarborgd is, heeft Witte Kruis al meermaals een boete geriskeerd. Vandaar dat de hoofdvraag van het onderzoek is: Hoe kan Witte Kruis zich beter verantwoorden aan de zorgverzekeraars?
Witte Kruis kan dit allereerst doen door van vier managementinformatiesystemen over te stappen naar één. Gedurende het onderzoek zijn er meerdere systemen afgewogen tegen elkaar. Uit deze afweging blijkt dat QlikView het beste aansluit op het pakket van eisen. Er wordt geadviseerd om met dit nieuwe systeem klein te beginnen door alleen koppelingen te leggen met de rit- en personeelsgegevens. Hierdoor kunnen de gebruikers wennen aan het nieuwe systemen en kunnen eventuele kinderziektes gemakkelijk worden verholpen.
Ten tweede moet Witte Kruis prestatie indicatoren op stellen waarop het nieuwe systeem kan meten. Witte Kruis wordt geadviseerd dit te doen met behulp van de Balanced Scorecard methode. Er wordt aangeraden een gebruikersgroep van operationeel hoofden samen te stellen per RAV-partner. Hun taak is het opstellen van prestatie indicatoren voor het managementinformatiesysteem. Daarnaast is het hun verantwoordelijkheid de kinderziektes uit het systeem te inventariseren.
Ten opzichte van veranderingen in de structuur wordt Witte Kruis, en haar RAV-partners, geadviseerd om per organisatie een groep samen te stellen bestaande uit een regiomanager, operationeel hoofd en kwaliteitsfunctionaris. Deze groep heeft gezamenlijk de verantwoordelijkheid om de gegevens te verwerken en op te leveren aan de zorgverzekeraars. Het wordt Witte Kruis aangeraden om hierin het voortouw te nemen door jaarlijks in januari bijeen te komen met deze groepen.