Samenvatting

Deze scriptie is geschreven in opdracht van Rijndam revalidatiecentrum (Rijndam). Het bevat de probleemstelling, aanpak, en uitkomsten van een onderzoek naar de optimale huisvestingssituatie voor de kantoorfuncties op de locaties Westersingel en Ringdijk van Rijndam voor de middenlange termijn. Door een groot aantal parttimers zijn piekdagen ontstaan waardoor er op deze dagen te weinig kantoorwerkplekken beschikbaar zijn om alle medewerkers met een kantoorfunctie te huisvesten. Uit deze aanleiding is de volgende probleemstelling geformuleerd:

"Op welke wijze kan het facilitair bedrijf in de huidige gebouwde omgeving tegen zo laag mogelijke kosten en op middenlange termijn de vierkante meters efficiënter inzetten waardoor er geen tekort meer is aan kantoorwerkplekken op bepaalde dagen?"

Er is kwantitatief en kwalitatief onderzoek uitgevoerd door middel van deskresearch naar relevante aspecten uit de probleemstelling, interviews met de top en het middenkader van Rijndam, observaties op de locaties Westersingel en Ringdijk en een vragenlijst (enquête) met als uitkomst cijfermatige uitspraken over de bezettingsgraad van de kantoorwerkplekken op beide locaties.

Het uiteindelijke advies geeft de gewenste situatie voor de huisvesting van de locaties Westersingel en Ringdijk van Rijndam weer waarin de gestelde randvoorwaarden zijn opgenomen. Het belangrijkste advies is het invoeren van een huisvestingsbeleid voor de kantoorwerkplekken met daarin:
Communicatie. Een zakelijke organisatiecultuur in plaats van de huidige familiecultuur. Het Facilitair bedrijf neemt de beslissingen over de invulling van de huisvesting door het toepassen van open communicatie met de medewerkers waardoor inzicht verkregen wordt in de werkprocessen en de huisvesting hierop afgestemd wordt.
Efficiëntie. Het toepassen van een sharing-ratio van 1:1,5, clean desk policy en een constante bezettingsgraad over de hele werkweek waardoor de parttime medewerkers werkplekken met elkaar delen en er geen tekort meer aan werkplekken is op de piekdagen en geen leegstand van de kantoorwerkplekken op de overige dagen. De kantoorwerkplekken worden efficiënt bezet en benut.
Flexibiliteit. Het invoeren van een aantal flexplekken waardoor de huisvesting flexibiliteit biedt om snel te reageren op veranderingen in de bedrijfsprocessen of uit de externe omgeving van Rijndam.
Effectiviteit. De huisvesting afstemmen op de werkprocessen van Rijndam. Door bovenstaande factoren voldoende werkruimten aanbieden waardoor tijd bespaard wordt naar bijvoorbeeld het zoeken van een kantoorwerkplek of spreekkamer en werkprocessen effectief uitgevoerd worden waardoor groei van de organisatie mogelijk is met hetzelfde aantal personeel.

Het advies betekent een mentaliteitsverandering voor het personeel. Er wordt meer flexibiliteit in de huisvesting geboden maar daartegenover staat wel dat medewerkers hun eigen werkplek op moeten geven en voor een aantal van hen geldt een wijziging in werkdagen. Eventuele weerstand tegen de veranderingen en onduidelijkheden over de veranderingen moet worden opgeheven. Om dit te bereiken wordt open communicatie toegepast, toont het management betrokkenheid en wordt een trainingen en sociale activiteiten aangeboden. Onzekerheid wordt voorkomen door de afspraken duidelijk vast te leggen in het huisvestingsbeleid voor de bezetting van de kantoorwerkplekken. De investering voor de implementatie van dit advies bedraagt € 43.460,- en wordt terugverdient in het derde jaar. Hiermee wordt onder andere voorkomen dat er kantoorwerkplekken leegstaan, zoals in de huidige situatie, waar standaard huisvestingskosten aan doorbetaald worden.