Samenvatting

In opdracht van de Stichting Centrum Arbeidsverhoudingen voor Overheidspersoneel (CAOP) is onderzoek verricht naar het Facilitair Bedrijf binnen het CAOP. Momenteel is het CAOP aan het reorganiseren. Aanleiding tot deze reorganisatie is de verlaging van de subsidie, die het CAOP krijgt aan de hand van de subsidieregeling. Hierdoor is het noodzakelijk om het CAOP door te lichten en het Facilitair Bedrijf (FB) van het CAOP.
De centrale vraag in deze scriptie is:
" Op welke wijze kan het Facilitair Bedrijf zich verder professionaliseren, rekening houdend met en in aansluiting op de interne veranderingen bij het CAOP? "
Voor dit onderzoek is inzicht verkregen in de onderwerpen: Facility
Management, vraaggestuurde en aanbodgestuurde organisaties, diverse management modellen, professionaliseren en verandertrajecten.
Het INK-model is gekozen als managementmodel voor dit onderzoek. Dit model is gekozen in combinatie met de Deming Cirkel. Hierdoor is het ontwikkeling- en vernieuwingsgerichte aspect naar professionaliteit gewaarborgd.
Voor het in kaart brengen van de huidige situatie en het professionaliseringstraject zijn interne interviews gehouden. Uit de interne interviews komen de knelpunten naar voren. De knelpunten in de huidige situatie komen voort uit de communicatie, samenwerking en onderlinge afstemming.
Tevens komt het gebrek aan richting, beleid, structuur en procedures het Facilitair Bedrijf ook niet ten goede.
Uit de organisatievergelijking is naar voren gekomen dat er voorafgaand aan de professionalisering een ontwikkelingsrichting en beleid moet zijn voor het Facilitair Bedrijf. Het creëren van draagvlak bij de medewerkers en de klanten is van groot belang, communicatie en duidelijkheid is hiervoor essentieel.
Naar aanleiding van de positiebepaling door middel van de Quick-scan en de interne interviews is de positie van het Facilitair Bedrijf bepaald. Geconcludeerd kan worden dat het Facilitair Bedrijf zich in de eerste fase van het INK-model bevindt en zich richting de tweede fase aan het bewegen is. Vooral met betrekking tot de klant en het dienstenpakket bevindt het Facilitair Bedrijf zich nog in de eerste fase.
Aan de hand van de resultaten van het onderzoek kan geconcludeerd worden dat het Facilitair Bedrijf professioneler ingericht dient te worden. Een professioneel Facilitair Bedrijf is belangrijk om het primaire proces goed te ondersteunen.
De volgende knelpunten binnen het Facilitair Bedrijf kunnen aangepakt worden:
- het beleid: er wordt gewerkt zonder visie en er is geen ontwikkelingsrichting vastgesteld;
- de structuur: er is onvoldoende overzicht en verdeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
- de communicatie: feedback en onderlinge afstemming is een gemis binnen het Facilitair Bedrijf;
- de samenwerking: er wordt steeds minder samengewerkt naar en voor één doel.
Hierdoor kan er geen "wijgevoel" gecreëerd worden.
De belangrijkste aanbevelingen uit dit adviesrapport zijn op strategisch niveau: het ontwikkelen van een Facilitair beleidsplan, een heldere en duidelijke organisatiestructuur en -cultuur, het uitvoeren van medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoeken en het invoeren van financieel management. Op tactisch niveau gaat het om het opstellen van taakomschrijvingen en een communicatieplan. Het inzichtelijk maken van de processen en procedures, verbeteren van de communicatie met de klant en het opleiden en scholen van het personeel. Op operationeel niveau dient er een optimalisering plaats te vinden van de werksfeer en de onderlinge verhoudingen op de werkvloer.