Samenvatting

Binnen de directie bedrijfsvoering, werkend voor het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, is behoefte aan eenduidige rapportage door de controllers aan de belanghebbenden. Momenteel wordt veel gebruik gemaakt van maatwerk en de interne efficiency van de afdeling zou verbeteren wanneer dit maatwerk geminimaliseerd kan worden. Het doel van dit onderzoek is om maatwerk te minimaliseren en om met een aanbeveling te komen over hoe dit kan gebeuren. Hiervoor is de volgende onderzoeksvraag opgesteld:
“Op welke wijze kunnen de (eventueel nieuw te bouwen) standaardrapportages, opgebouwd uit financiële informatie, voorzien in de informatiebehoeften van de controllers van DB, waardoor zij geen (handmatige) maatwerkrapportages meer hoeven te maken ten behoeve van hun werkzaamheden en de consolidatie van rapportages?”

Om tot een antwoord te komen op deze vraag is eerst een theoretisch kader opgesteld. In dit kader, bestaande uit drie hoofdstukken, is onderzoek gedaan naar financiële informatie, onderzoeksmethoden om informatiebehoeften te bepalen en de rol van een contoller en diens informatiebehoefte. Om de onderzoeksmethode te bepalen zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar. Na drie mogelijkheden onderzocht te hebben is uiteindelijk de keuze gevallen op het requirements engineering proces. Verder is onderzocht of de rol van de controller de afgelopen jaren veranderd is en of dit effect heeft op de informatiebehoefte van een controller.

Na het theoretisch kader opgesteld te hebben is de huidige situatie omtrent het opstellen en gebruiken van rapportages onderzocht. Dit is gedaan aan de hand van deskresearch en een vijftal interviews, hiervoor zijn vier controllers geïnterviewd en de manager van P&C. Hieruit kwam voort dat de controllers een aantal elementen missen in de huidige rapportagemogelijkheden. Ze missen onder andere controles en manieren waarmee omgegaan kan worden met uitzonderingen. Daarnaast is een duidelijk beeld ontstaan van hoe de rapportage momenteel in zijn werk gaat en welke stappen worden doorlopen om een geconsolideerd overzicht te krijgen.

Dit is verder toegelicht en onderzocht bij de achterhaling van de informatiebehoefte van de controllers. Deze informatie is ook door middel van interviews met de controllers verzameld. Het belangrijkste voor de controllers was dat zij de wensen van de verschillende onderdelen van DB mee wilden nemen in de rapportage. Daarnaast wilden zij graag de optie hebben om de budget totalen van DB in één oogopslag te kunnen zien. Momenteel moeten hiervoor nog twee aparte rapportages geraadpleegd worden. Ook zijn een aantal eerder opgestelde rapportages geanalyseerd om te kijken hoe deze zich tot de minimaal vereiste informatie verhouden. Wat hierbij opviel was dat de rapportages voor de onderdelen van DB in redelijke mate afweken van elkaar.

Verder is onderzocht welke veranderingen deze informatiebehoeftes van de controllers brengen ten opzichte van de huidige situatie. Hieruit kan geconcludeerd worden dat een tweetal nieuwe rapportages ontwikkeld moeten gaan worden die samen kunnen voorzien in alle behoeftes van de controllers. Rapportage 1 kan zo ingericht worden dat deze voorziet in de informatiebehoefte van het FEZ en het DT, rapportage 2 kan zo ingericht worden dat deze voorziet in de informatiebehoefte van de onderdelen van DB. Hierbij is ook aandacht besteed aan de mogelijkheden die geboden worden door het financiële systeem. Hieruit kan geconcludeerd worden dat deze gewenste inrichting haalbaar is met de mogelijkheden die het systeem biedt.

Op basis hiervan wordt aanbevolen om kritisch te kijken naar de informatiebehoefte van de onderdelen van DB voordat de rapportage daadwerkelijk opgesteld kan worden. Niet zomaar elke wens moet meegenomen worden, deze moeten wel toegevoegde waarde hebben. Verder moeten alle controllers inspanning en tijd leveren om de nieuwe standaarden tot een succes te maken. Deze moeten na de vorming uitvoerig worden getest om te controleren of deze voldoen in het dagelijks gebruik hiervan. Daarnaast wordt aanbevolen om de basisinformatie op orde te krijgen en om de verschillende rapportagemomenten beter op elkaar af te stemmen.