Samenvatting

De wereld waarin we ons bevinden ontwikkelt snel. Organisaties moeten zich aanpassen aan de veranderingen in hun omgeving. Wat er vandaag toe doet kan morgen weer heel anders zijn. Trendwatcher Igor Beuker bevestigt dit in een interview in Het Parool, waarin hij aangeeft dat organisaties twee opties hebben: aanpassen of uitsterven (Het Parool). CM Partners, een kennis- en expertisecentrum op het gebied van contractmanagement, merkt dit ook op. CM Partners traint mensen en ondersteunt en adviseert bedrijven op het gebied van professionaliseren van contractmanagement. De organisatie ervaart de afgelopen jaren dat wendbaarheid en flexibiliteit een steeds belangrijkere en beslissende factor is voor de continuïteit van bedrijven. Om meer inzicht te krijgen in deze ontwikkeling is in samenwerking met CM Partners een kwalitatief onderzoek uitgevoerd. In dit onderzoek is gebruik gemaakt van een literatuurstudie en interviews met (ervarings-)deskundigen uit het werkveld van contractmanagement. Dit heeft plaatsgevonden op basis van een centrale hoofdvraag:

“Wat is de invloed van de, als gevolg van externe trends en ontwikkelingen, verder toenemende behoefte aan flexibiliteit en wendbaarheid van organisaties op contractmanagement in relatie tot het realiseren van de strategische doelstellingen?”

Het onderzoek heeft, naast het antwoord geven op de hoofdvraag, tot doel:
- het verkrijgen van nieuwe inzichten over contractmanagement;
- de toegevoegde waarde van contractmanagement inzichtelijker maken.

Om tot een antwoord op de hoofdvraag te komen is als eerst een literatuurstudie uitgevoerd. De literatuurstudie toont aan dat contractmanagement (nog) geen uniforme definitie kent en gezien wordt als een term die door diverse kenniscentra en deskundigen anders geïnterpreteerd wordt. Sommige deskundigen zien het als onderdeel van de inkoop- of verkoopfunctie terwijl anderen het als een apart vakgebied zien. Door deze verschillende visies is het contractmanagementniveau in organisaties heel uiteenlopend. De ene organisatie heeft een hogere prioriteit bij contractmanagement dan de andere organisatie. De praktijkinterviews bevestigen dit beeld en laten zien dat de positionering en prioritering van contractmanagement binnen organisaties sterk wisselt.

De literatuurstudie toont verder aan dat professioneel contractmanagement nodig is om wendbaar en flexibel te kunnen zijn. Organisaties zonder professioneel contractmanagement ervaren niet de meerwaarde ervan.
De behoefte aan wendbaarheid en flexibiliteit neemt echter sterk toe, dit komt onder andere door een toenemende mate van uitbesteden, verdere ontwikkeling van technologie en de globalisering. Al deze ontwikkelingen hebben effect op het contractmanagement. Het zorgt ervoor dat de behoefte naar juiste afspraken toeneemt. De afspraken worden daarmee vastgelegd in contracten. Vervolgens is het borgen van het passend blijven van die afspraken zowel in de relatie met de wederpartij, als in de eigen organisatie en haar verantwoordelijkheden in het contract een belangrijke vervolgstap. Beide zaken zijn onderdeel van contractmanagement. Wanneer een organisatie dit professioneel heeft ingericht zal het gebruik maken van contractmanagement passend bij het type contract, lopend van procesinput, procesactiviteit, procesoutput tot proceseffect. Bij een professionele aanpak zit contractmanagement als kernproces verweven in de bedrijfsvoering en wordt het behandeld met prioriteit. Wanneer dat gebeurt zal contractmanagement in staat zijn om een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de strategische doelstellingen van een organisatie.

Dat het niet altijd op zo’n manier gebeurt, is naar voren gekomen in de interviewanalyse. Bij slechts 30% van de geïnterviewden is de noodzaak van contractmanagement op strategisch niveau duidelijk. Daarbij geeft 15% aan dat contractmanagement binnen de organisatie professioneel is ingericht. Het belang van contractmanagement is lang niet in elke organisatie even duidelijk, er is heel wat ruimte voor verbetering. Dit is overigens niet bij elk bedrijf het geval. Uit onderzoek is naar voren gekomen dat een specifieke financiële instelling, de sector van informatietechnologie en de groep van leveranciers voorop lopen met hun contractmanagement in combinatie met wendbaarheid en flexibiliteit. Het zijn daarmee de koplopers van dit onderzoek. Deze organisaties werken vooruitstrevend en lopen voor op de huidige situatie in het vakgebied. Zij hebben volledig afstand genomen van de traditionele mindset, waar controleren en een boete bij niet nakomen centraal stonden, en zijn overgestapt op de moderne mindset: samenwerken op basis van vertrouwen en beloning. Diverse respondenten geven aan dat zo’n professionaliseringsslag erg gewenst is binnen hun organisatie. 60% is momenteel hard bezig om het proces rondom contractmanagement professioneler in te richten.

In de interviews is naar voren gekomen dat deskundigen verwachten dat blockchain, bedrijfsimago, verschuiving van bezit naar gebruik, globalisering en soft skills een grote rol gaan spelen in de vormgeving en uitvoering van toekomstig contractmanagement. Om voorbereid te zijn op deze ontwikkelingen is het nodig dat een bedrijf wendbaar en flexibel is. Hierbij wordt niet alleen contractmanagement gezien als een bepalende factor, ook het individu (de medewerker) en de organisatie spelen een grote rol. Zij hebben veel invloed op de mate van wendbaarheid en flexibiliteit die een bedrijf kan dragen.

Voor het toekomstig contractmanagement verwacht men dat het wordt geregeld op directieniveau, dat de afhankelijkheid van de wederpartij groter wordt, de inhoud van contracten verandert, indicatoren op basis van emotie komen, hard skills minder belangrijk zijn en soft skills juist toenemen. Dit wordt onder andere verwacht doordat door automatisering computers (repetitieve) werkzaamheden overnemen. Er is daarmee meer ruimte voor zaken die computers niet kunnen adresseren, zoals creativiteit en empathisch vermogen.