Samenvatting

Sinds januari 2015 heeft er een decentralisatie van overheidstaken naar gemeenten plaatsgevonden. Sindsdien zijn de gemeenten verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Het bieden van zorg aan langdurig zieken of ouderen
- Hulp bij het vinden van werk (of het verstrekken van een uitkering)
- De jeugdzorg
Het motief van het Rijk hierbij is dat de gemeente het dichtst bij de burgers staat en hierdoor de zorg effectiever, met minder bureaucratie en goedkoper kan leveren.1
Om inwoners van Westland met een zorgvraag te kunnen helpen, heeft de gemeente Westland gekozen om een Sociaal Kernteam op te richten. Het Sociaal Kernteam Westland (SKT) helpt de inwoners bij het zoeken van hulp.2
Door de nieuwe organisatie heeft het SKT niet het gevoel in control te zijn op haar processen.
Er is binnen het SKT geen administratieve organisatie beschreven. Het SKT verwacht dat dit de oorzaak is van veel van de problemen die spelen binnen het SKT.
De volgende hoofdvraag staat in dit onderzoek centraal:
“Welke knelpunten zitten er in het zorgadvies en –bemiddelingsproces en welke beheersmaatregelen zijn er nodig om het SKT in control te laten komen op haar primaire (zorgadvies- en bemiddelingsproces) proces?”
Na praktijk- en theoretisch onderzoek blijkt dat er een aantal knelpunten zitten in het zorgadvies- en bemiddelingsproces binnen het SKT. Aan de hand van het COSO-model zijn deze knelpunten beschreven en zijn er een aantal aanbevelingen gedaan/maatregelen opgesteld, zodat het SKT in control komt door middel van het verbeteren van de processen, het implementeren met behulp van de Deming Circkel en interne controle. De maatregelen zijn:
- Tijdens het eerste contact moet de bureaudienst met behulp van “Key 2 burgerzaken” nagaan of de cliënt wel tot de gemeente Westland behoort.
- De zorgregisseur moet niet zelf een dossier oppakken maar de bureaudienst moet de meldingen verdelen over de zorgregisseurs.
- Er moet een controle ingebouwd worden om te zien of een dossier langs een gedragswetenschapper is geweest en of het advies is opgevolgd. Hier dient een checklist voor opgesteld te worden zodat gemakkelijk beoordeeld kan worden of een kernbeslissing van toepassing is op de cliënt.
- De tijd die besteed is aan anonieme adviesvragen moet worden bijgehouden aan de hand van een urenregistratie. Hieruit is dan op te maken hoeveel adviesvragen er anoniem zijn beantwoord en hoeveel tijd hier aan is besteed.
- Er moet tijdens het eerste contactmoment gelijk een dossier aangemaakt worden, omdat dit eerste gesprek ook tot het dossier behoort.
- Er moet met de huisartsen en andere gecertificeerde instellingen in de gemeente Westland afgesproken worden dat cliënten met een zorgvraag doorverwezen worden naar het SKT.
- Het moet in één systeem (samenvoegen tot één systeem of een nieuw systeem) mogelijk zijn om te regisseren (dossiers), beschikkingen af te geven en kosten aan de dossiers/BSN nummers te hangen. Met deze informatie kan gerapporteerd worden wat de kosten per BSN-nummer of de kosten voor de gemeente Westland zijn. Daarnaast ontstaat er door de kosten en declaraties te vergelijken (budget tegenover werkelijkheid) een verbandscontrole.