Samenvatting

In deze scriptie wordt verslag gedaan van activiteiten en de werkzaamheden die uitgevoerd zijn voor de afstudeeropdracht bij Fiscameron te Barneveld.

Fiscameron is een ICT bedrijf wat volledig gericht is op de automatisering van het midden- en kleinbedrijf, voornamelijk het bieden van oplossingen met betrekking tot de bedrijfsadministratie. Hiernaast biedt Fiscameron een uitgebreid pakket aan, van support en ondersteuning en verzorgt tevens diverse trainingen.

De volgende probleemstelling stond centraal voor dit afstudeerproject:
Het management van Fiscameron heeft geconstateerd dat er momenteel weinig tot niets op hardware verdiend wordt. Dit betreft zowel pc's als randapparatuur. De oorzaak hiervan is enerzijds de lage marge op hardware en anderzijds bepaalde knelpunten in het orderverwerkingsproces. Dit heeft geleidt tot een drietal deelopdrachten:

-1. Geef van Afdeling Algemene Zaken de doelen, de afdelingsprocessen, de organisatie, de
bestaande informatiesystemen en stel een SWOT analyse op.
2. Hoe is het huidige orderverwerkingsproces opgebouwd en welke knelpunten bestaan in dit
proces. (waardoor de opbrengsten van hardware nihil zijn?)
3. Hoe ziet een ontwerp van een informatiesysteem eruit dat ingezet kan worden in het orderverwerkingsproces om meer efficiency te verkrijgen met betrekking tot hardware.

Voor deelopdracht l is een Doel-middelenhiërarchie en een SWOT analyse met betrekking tot afdeling Algemene Zaken opgesteld. Door middel van procesanalyse, is het huidige orderverwerkingsproces in kaart gebracht. Hierbij zijn onderstaande knelpunten geldentificeerd. (Bij de verschillende knelpunten worden door de afstudeerder aanbevelingen voor oplossingen gedaan.)

Knelpunten en oplossing:
1. Tijdverlies door werkzaamheden in het opstellen van "kleine" hardware offertes in het deelproces "Offerte samenstellen en fiatteren", van het totale orderverwerkingsproces. Voor het oplossen van dit knelpunt, wordt aangeraden om gebruik te gaan maken van een webshop.

2. Een opgestelde order(bevestiging) is het zelfde object als een inkooporder. Een inkooporder wordt echter gezien als los object. Een orderbevestiging wordt omgezet naar een inkaoporder, welke geprint en naar de leverancier gefaxt wordt. De leverancier typt de gegevens over en plaatst deze in het eigen systeem. Gevolg: verspilling van kostbare tijd en afhankelijkheid van leverancier met betrekking tot overtypen van gegevens. Aanbevolen wordt om gebruik te gaan maken van de software oplossing van de organisatie Onetrail, Onetrail.net. Onetrail optimaliseert het orderverwerkingsproces tussen ICT resellers en haar partners, door transacties met leveranciers,
klanten en andere handelspartners elektronisch te verwerken. Door middel van 1 druk op de knop, wordt een order via het Internet direct in het systeem van de leverancier geplaatst.

3. Aanlevering van pakbonnen vanuit consultancy verloopt stroef, waardoor facturen niet tijdig opgesteld en verzonden kunnen worden. De pakbonnen worden l keer per week verzameld en ingeleverd. Aanbevolen wordt om pakbonnen in te scannen en op te slaan in Exact e-Synergy, de e-Business oplossing van Fiscameron, zodat op elk gewenst moment de benodigde pakbonnen geraadpleegd kunnen worden.

4. Onduidelijkheid bij medewerkers over werkverdeling met betrekking tot het deelproces "Offerte samenstellen en verwerken". Wie stelt welke offerte op? Overleg tussen verschillende afdelingen zou voor opheldering kunnen zorgen. Daarnaast is het van belang dat de werkverdeling onder de loep genomen wordt.

5. Vaak wordt er geen rekening gehouden bij het bespreken van offertes met order-, verzend-, administratie- en drop shipment kosten. Deze kosten kunnen, wanneer een klant een orderbevestiging getekend heeft, niet meer doorberekend worden. Deze kosten zijn dan voor Fiscarneron. Consultants en Verkopers zijn vaak niet op hoogte van deze kosten. Door deze personen hierop te wijzen, kan dit knelpunt opgelost worden.

6. Op dit moment wordt er (maar) met een hardwareleverancier gewerkt. Prijzen en leverbetrouwbaarheid hangen van deze leverancier af. Dit veroorzaakt veel onzekerheid. Wanneer de leverancier niet tijdig levert of de prijzen van hardware verhoogt, verloopt het orderverwerkingsproces niet goed. De onzekerheid die ontstaat door dit knelpunt, kan verholpen worden, wanneer Fiscameron met meerdere hardware leveranciers samen gaat werken. Fiscameron kan meer als inkoper opgaan treden. Dit betekend concreet dat, waneer een leverancier de gewenste hardware niet op voorraad heeft enlof onverwachts de hardwareprijzen verhoogd, een andere leverancier benaderd kan worden, zodat er toch geleverd kan worden. Daarnaast kunnen er prijsvergelijkingen uitgevoerd worden. Zoals aangegeven bij knelpunt 1, wordt geadviseerd om een webshop te gaan gebruiken. Hiervan is een functioneel ontwerp gemaakt. Dit ontwerp geeft een beschrijving van de functionele specificaties. Daarnaast zijn er een aantal schermafbeeldingen ontworpen, zodat een beeld ontstaat hoe een dergelijke webshop er voor Fiscameron uit zou kunnen gaan zien. Dit ontwerp is als bijlage 5 toegevoegd aan deze scriptie.