Samenvatting

Het orderproces van Vlaeynatie B.V. is één van de belangrijkste en tegelijkertijd misschien wel meest ondergewaardeerde processen van het bedrijf. Dit proces houdt de organisatie in beweging. Om ervoor te zorgen dat het orderproces aansluit op de explosieve groei die Vlaeynatie de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, heeft het bedrijf besloten dat het nodig is om een onderzoek uit te laten voeren naar de optimalisatiemogelijkheden van dit proces.

Het doel van dit onderzoek is om inzicht te geven in de huidige situatie van het orderproces en de daarbij behorende knelpunten, om vervolgens te identificeren op welke wijze deze problemen het beste aangepakt kunnen worden en hier aanbevelingen over te geven. Hiervoor is de volgende onderzoeksvraag opgesteld: Op welke wijze kan het orderproces van Vlaeynatie geoptimaliseerd worden vanaf 2023?

Om een antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag is een kwalitatief onderzoek uitgevoerd op de afdelingen Customer Service en Planning, waarbij gebruik is gemaakt van gestandaardiseerde logistieke verbetermethoden en tools. Allereerst is met behulp van interviews het logistiek concept van Vlaeynatie in kaart gebracht waarmee een algemeen inzicht is verkregen van de logistieke situatie van het bedrijf. Vervolgens is door gebruik te maken van een focusgroep in combinatie met een aantal interviews, de huidige situatie met bijkomende knelpunten van het proces geïdentificeerd. Daarna is met dezelfde focusgroep bepaald op welke wijze de ideale situatie van het orderproces eruitziet, zodat op basis daarvan de mogelijkheden voor optimalisatie beoordeeld konden worden aan de hand van een Current State Value Stream Map en een Future State Value Stream Map. Tot slot is bepaald welke mogelijke effecten de voorgestelde optimalisaties hebben en is bepaald op welke manier Change Management toegepast kan worden op deze case.

Uit analyses van de gebruikte modellen is gebleken dat (gedeeltelijke) standaardisatie van het orderproces, de optimalisatie met de meeste (directe en meetbare) impact is. Er is onderzocht dat dit gerealiseerd kan worden door het creëren van een aanvragenportaal waarin de klanten van Vlaeynatie zelf orders kunnen inschieten. Hiermee kan volgens de resultaten van het onderzoek een verhoging van 4,3% van de Process Cycle Efficiency gerealiseerd worden. Creatie van dit portaal kan mogelijk uitbesteed worden aan de in-house ICT-leverancier van Vlaeynatie, iOnLogistics, omdat zij beschikken over kennis van het huidige systeem. Daarnaast is gebleken dat het voor de afdelingen Customer Service en Planning van belang is om te zorgen voor voldoende bekwaam personeel om de werkdruk te verminderen. Het creëren van een handleiding voor het WMS, wordt ook geïdentificeerd als een van de mogelijke oplossingen die bijdragen aan optimalisatie, zodat medewerkers hierop kunnen terugvallen en opleiding van nieuwe mensen een meer gestructureerde inhoud kan krijgen.

Op basis hiervan wordt aanbevolen om de voorgestelde optimalisaties uit het onderzoek over te nemen aan de hand van het 7s- model van McKinsey, voor een integrale aanpak. De belangrijkste aanbevelingen op basis van dit model zijn, om het orderproces te standaardiseren, personeel aan te trekken voor de afdeling Planning en Customer service en om een handleiding te maken en onderhouden voor het Warehouse Management Systeem. Eventueel vervolgonderzoek zou zich kunnen richten op de mate van automatisering die in het orderproces gerealiseerd zou kunnen worden en het tegengaan van het grote verloop van personeel op de afdeling Customer Service.