Samenvatting

Het Romboutscollege bestaat dit schooljaar (2005-2006) 40 jaar en wilde dit groots vieren. Hierbij wilde de directie zich niet alleen richten op de eigen school en haar leerlingen, maar ook op anderen. Ze wilden laten zien dat de school middenin de samenleving staat en iets kan betekenen voor anderen. Al snel lag er een idee voor een sociale actie. Door middel van verschillende activiteiten wilden ze geld ophalen voor een goed doel in Senegal. Hieruit werd het idee geboren voor mijn afstudeeropdracht, een sociale actie met als grootste activiteit een openingsmanifestatie: het festival Brusé.

Opdracht
Het compleet voorbereiden, coördineren, organiseren en communiceren van het festival Brusé was mijn opdracht. Ook de overige activiteiten die onder de sociale actie vielen, zoals een sponsorloop, een rommelmarkt en een buurtklus, hoorden hierbij. Deze scriptie is echter vooral gericht op het festival, aangezien hier de meeste tijd in ging zitten. Alle belangrijke stappen en beslissingen worden in deze scriptie verantwoord. De datum waarop het evenement heeft plaatsgevonden was 1 april 2006.

Romboutscollege
Het Romboutscollege startte in september 1965 als dependance van het Bernardinuscollege in Heerlen. Na verloop van tijd zijn ze zelfstandig geworden en nu staat er een fusie op stapel met twee andere middelbare scholen: het Emmacollege en het St. Janscollege.
Nu is het Romboutscollege echter nog zelfstandig en zijn de belangrijkste karaktereigenschappen onderwijs op maat, activerend werken, werken in leergebieden en units, integratie havo/vwo en werken in vaste (kern)teams.

Festival Brusé
Om het 40-jarig jubileum groots te vieren heeft het Romboutscollege de sociale actie op touw gezet. Het onderwerp van deze sociale actie was Senegal en ze wilden dus zoveel mogelijk geld ophalen voor dit land. Het belangrijkste evenement hierbij was het Festival Brusé (Brunssum-Senegal) op 1 april 2006, dat een startsein zou zijn voor meerdere kleine activiteiten. Dit moest een evenement worden voor kinderen en jongeren in Brunssum en omgeving en het moest in het kader staan van cultuur, sport en bewustwording.
Uiteindelijk is er een evenement neergezet dat begon met een estafetteloop vanuit de drie fusiescholen. Bij hun aankomst op het Lindeplein in Brunssum werd een grootse Afrikaanse dans ingezet door basis- en middelbare scholieren van Brunssum en omgeving. Hierna werd het festival officieel geopend door de burgemeester, de ambassadeur van Senegal en de directie van de school. De rest van de dag waren er verschillende activiteiten, zoals workshops, een afrika-markt, boarding soccer, een panna kooi en afsluitend een feestavond met een BN'er, een Nederlands/Afrikaanse modeshow en optredens van verschillende Nederlandse en Afrikaanse groepen.





Organisatie Festival Brusé
Voor de organisatie van dit festival heb ik gebruik gemaakt van het fasemodel. In de oriëntatiefase hebben we aandacht besteed aan vooronderzoek. We moesten weten wat het Romboutscollege precies wilde uitstralen en hoe wij dit konden ondersteunen door middel van dit evenement. Ook hebben we in deze fase onderzoek gedaan naar soortgelijke evenementen en subsidiecriteria.
In de definitiefase hebben we de definitieve invulling van het festival vastgesteld. Hiervoor waren verschillende punten van belang, zoals de datum en de locatie. Door een samenwerking met stichting de Parelloop (een stichting die elk jaar een grote hardloopwedstrijd organiseert in Brunssum en er voor ons dit jaar een sponsorloop aan wilde koppelen) was de datum snel bekend. We wilden een heel feestweekend in het kader van Senegal, dus besloten we het festival in hetzelfde weekend als de Parelloop te organiseren; het weekend van 1 en 2 april. Ook de locatie was snel duidelijk, aangezien er maar één echt geschikte locatie was: het Lindeplein en de Brikke Oave in Brunssum.
Hierna kwam de voorbereidingsfase. Hierin hebben we aandacht besteed aan de promotie van het evenement. Er waren veel verschillende doelgroepen, aangezien dit festival bestemd was voor iedereen in Brunssum en omgeving en niet alleen voor onze leerlingen. We moesten dus voor iedereen een andere aanpak vaststellen en ieder op de juiste manier aanspreken.
Als laatste kwam de evaluatiefase. We konden aan de hand van de begroting en het eindbedrag vaststellen of de actie geslaagd was.

Projectanalyse
In de projectanalyse is een beheersingsmodel opgenomen. Dit bestaat uit de volgende aspecten:
- Tijdbeheersing
- Geldbeheersing
- Faciliteitenbeheersing
- Kwaliteitsbeheersing
- Informatiebeheersing
- Organisatiebeheersing
Tijdens de organisatie zijn een aantal wijzigingen aangebracht. Dit komt mede door de opgedane kennis tijdens de afstudeeropdracht en door verschillende knelpunten. Zo is bijvoorbeeld het begintijdstip verandert na overleg met de koopmannen van de weekmarkt in Brunssum, die altijd op zaterdag plaatsvindt. De weekmarkt kon niet verschoven worden, wel wilden ze eerder stoppen voor ons. Door allebei water bij de wijn te doen, konden we zo tot een compromis komen. Op deze manier zijn alle knelpunten tijdig opgelost.



Conclusies en aanbevelingen
In het onderdeel conclusies en aanbevelingen worden bevindingen beschreven die mijn aandacht hebben gekregen tijdens de voorbereiding van het evenement. Bijna al deze aandachtspunten hebben niet tot problemen geleid, maar kunnen meegenomen worden bij de organisatie van een eventueel nieuw evenement.

Evaluatie
Gedurende mijn stage heb ik de rol van mede-coordinator vervuld. De totale voorbereiding, uitvoering en evaluatie viel binnen deze functie. Tijdens dit proces heb ik veel ervaring opgedaan over het organiseren van een evenement. In de praktijk komt er heel wat meer bij kijken dan aangegeven staat in de theorie. Deze ervaring zal ik zeker goed kunnen gebruiken bij het vervullen van een toekomstige functie binnen een bedrijf.
Ik heb niet alleen veel geleerd over het organiseren van een evenement, maar ook over mezelf. Zo ben ik zekerder van mezelf geworden en heb meer zelfvertrouwen.

Vanuit het Romboutscollege ben ik zeer goed begeleid door Marjon Orbons. Zij had al iets meer ervaring in het organiseren van evenementen en ze heeft een uitgebreid netwerk, waardoor je veel kunt bereiken. Ook ben ik zeer tevreden over de begeleiding van dhr. Poell. Deze begeleiding ging hoofdzakelijk over het vervaardigen van de scriptie. De kwaliteit hiervan mag blijken uit deze scriptie.