Samenvatting

De gemeente Katwijk heeft veel leegstand van werkplekken en hoge werkplekkosten. Om dit probleem aan te pakken is de volgende probleemstelling geformuleerd:

Welke besparing kan de gemeente Katwijk behalen door efficiënter gebruik te maken van de huidige werkplekken ten opzichte van de besparing die te behalen valt met Het Nieuwe Werken?

Tussen de huidige en de gewenste situatie zitten meerdere verschillen. Bij de huidige situatie is er sprake van een persoonscultuur, heeft bijna iedereen een eigen werkplek, heeft iedereen een gesloten agenda, zijn er geen activiteitgerelateerde werkplekken, is het leidinggeven gestuurd op aanwezigheid en is input-gericht en is er geen flexibiliteit betreffende werkplek en werktijd. Bij de gewenste situatie worden werkplekken gedeeld, heeft iedereen een open agenda, zijn er wel activiteitgerelateerde werkplekken, is het leidinggeven gestuurd op resultaat en kan men flexibel werken betreffende werkplek en werktijd. Bij Het Nieuwe Werken is er tevens een taakcultuur, gebaseerd op resultaat en flexibiliteit.

De werkplekkosten in de huidige situatie zijn €13.692,05 per werkplek per jaar. Aangezien er 442 werkplekken zijn, komen de totale kosten op €6.051.886,10. Bij het aanpassen van het huidige concept wordt dat €13.293,25 per werkplek, de totale kosten zijn bij 354 werkplekken dan €4.705.810,50. Bij Het Nieuwe Werken zijn de kosten per werkplek €11.512,40, de totale kosten zijn bij 248 werkplekken en een bezettingsgraad van respectievelijk 0,9 en 0,7 €3.660.943,20 en €2.855.075,20.

Met het aanpassen van het huidige concept kan jaarlijks een besparing worden gerealiseerd van €6.051.886,10 - €4.705.810,50 = €1.346.075,60. Met het invoeren van Het Nieuwe Werken kan in het begin, met een bezettingsgraad van 0,9, €6.051.886,10 - €3.660.943,20 = €2.390.942,90 worden bespaard. Na de realisatie van een bezettingsgraad van 0,7 werkplek per FTE, kan er een besparing worden behaald van €6.051.886,10 - €2.855.075,20 = €3.196.810,90.

De conclusie is dat met het invoeren van Het Nieuwe Werken de grootste besparing kan worden gerealiseerd. Daarom worden de volgende aanbevelingen gedaan:
- Voorlichting over Het Nieuwe Werken
- Een pilot starten voor Het Nieuwe Werken
- Office 365 gaan gebruiken en alles digitaliseren
- Een professioneel bedrijf inschakelen voor de implementatie van Het Nieuwe Werken

Er zijn tevens financiële, organisatorische en personele consequenties als de aanbevelingen worden opgevolgd. Als afsluiting is er een implementatieplan gegeven met behulp van Het Nieuwe Werken Model. De totale implementatie zal 3 jaar en 4 maanden duren.