De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Contractbeheer : is professioneel contractbeheer de sleutel tot een verbetering in de financiële verantwoording?

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Contractbeheer : is professioneel contractbeheer de sleutel tot een verbetering in de financiële verantwoording?

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

Fundeon is het landelijke kennis- en adviescentrum beroepsonderwijs voor de bouw, infra en gespecialiseerde aannemerij en vormt de schakel tussen het onderwijsveld en het bedrijfsleven. Fundeon ontwikkelt en levert diensten en producten op het terrein van scholing en loopbaanbeleid, met als doel een goede aansluiting te bewerkstelligen tussen arbeidsmarkt en beroepsonderwijs. Met overheids- en bedrijfstaksubsidie worden respectievelijk de wettelijke taken en bedrijfstaktaken uitgevoerd.

In het kader van verantwoording naar subsidiegevers is het van belang om taken en subsidiegelden zoveel mogelijk gescheiden te houden. Voor de interne beheersing is het daarom van belang dat de financiële administratie op ieder moment een juist beeld geeft van de financiële positie en de verplichtingen. Vanwege de gedecentraliseerde financiële verantwoordelijkheid bij budgethouders blijkt dat periodieke financiële rapportages vaak onvolledig en daardoor onbetrouwbaar zijn. Een belangrijke schakel die hieraan mogelijk bijdraagt is dat er nauwelijks inzicht is in het geheel aan lopende contracten en de kosten en/of opbrengsten die daarmee gemoeid zijn. Dit is aanleiding geweest om nader onderzoek te doen naar de wijze waarop contractbeheer binnen Fundeon is georganiseerd en welke invloed dat heeft op de periodieke financiële verantwoording.

De doelstelling van het onderzoek is tweeledig. Ten eerste moet het onderzoek uitsluitsel geven of de huidige systematiek rondom contractbeheer de oorzaak is van onjuiste en onvolledige financiële verantwoording. Daarnaast moeten de aanbevelingen een eerste aanzet zijn om te komen tot een systeem waarin centraal inzicht bestaat in de financiële verplichtingen die organisatiebreed zijn aangegaan.

Vanuit de doelstelling is de volgende centrale onderzoeksvraag gedefinieerd:
´Is professioneel contractbeheer binnen Fundeon de sleutel tot een verbetering in de financiële verantwoording?´´.

Omdat de centrale onderzoeksvraag niet in één keer te beantwoorden is, zijn er deelvragen opgesteld. Deze deelvragen zijn door het uitgevoerde onderzoek beantwoord en hebben uiteindelijk geleid tot een vijftal conclusies en aanbevelingen.

Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van verschillende onderzoeksmethoden. Als eerste is de theorie bestudeerd om het theoretisch kader te schetsen. Vervolgens is er empirisch onderzoek verricht naar de huidige en de gewenste situatie. Dit onderzoek is uitgevoerd door middel van een enquête onder de budgethouders. Daarnaast is de meetmethode toegepast om een cijfermatige onderbouwing te krijgen. De financiële administratie over het jaar 2010 is hiervoor de basis geweest.

Er is binnen organisaties steeds meer behoefte aan inzicht in alle contracten die aangegaan zijn met derden om financiële en juridische risico's enigszins te beperken. Het is daarom belangrijk om afspraken goed te borgen en de naleving van een contract gedurende de looptijd te bewaken. Professioneel opgezet en ingericht contractbeheer is hierin onmisbaar.
Contractbeheer heeft dan ook als doel de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in alle lopende contracten en contractuele afspraken door het voeren van een daarvoor bestemde administratie.

Uit het empirisch onderzoek komt naar boven dat er binnen Fundeon nauwelijks sprake is van professioneel contractbeheer. De belangrijkste "overall" conclusie is dan ook dat er binnen Fundeon weinig aandacht is voor het contract op zich en het beheer ervan na ondertekening. Gebleken is dat dit een gering effect heeft op de juistheid en volledigheid van de periodieke financiële informatie. Dat neemt niet weg dat professioneel contractbeheer voor de organisatie nog tal van andere voordelen biedt.
Op basis van de conclusies zijn een vijftal aanbevelingen gedaan om professioneel contractbeheer binnen Fundeon gestalte te geven.

De vijf aanbevelingen:
1)Om contractbeheer tot een succes te maken dient er schriftelijk vastgelegd contractbeleid bepaald te worden en moeten er procedures en instructies beschreven worden.
2)Om professioneel contractbeheer te kunnen uitvoeren dient er te allen tijde een contract te worden opgemaakt en moet standaardisatie van de contractvorm en de inhoud door verplicht op te nemen contractgegevens plaatsvinden.
3)Op basis van vastgesteld contractbeleid dient er proactief decentraal contractbeheer uitgevoerd te worden, waarbij de afdeling Controlling een centrale signalerende, controlerende en bewarende taak heeft.
4)Voor optimaal contractbeheer dient er een goed en in overige systemen integreerbaar contractregistratiesysteem te worden aangeschaft.
5)Voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de cijfers dienen er algemene en contractbeheer gerelateerde boekingsrichtlijnen vastgesteld te worden en moet er tevens invoercontrole plaatsvinden.

Toon meer
OrganisatieDe Haagse Hogeschool
OpleidingAFM Bedrijfseconomie
AfdelingAcademie voor Accounting & Financial Management
PartnersStichting Fundeon, Harderwijk
Jaar2011
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk