De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Digitale factuur verwerking : waarom overstappen op het digitaal verwerken van inkoop facturen

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Digitale factuur verwerking : waarom overstappen op het digitaal verwerken van inkoop facturen

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

In deze scriptie is de werking van digitale factuurvenverking beschreven, evenals de te behalen voordelen die deze nieuwe werkwijze biedt. Binnen bijna iedere organisatie zal de implementatie en de daaraan gekoppelde nieuwe werkwijze leiden tot een aantal algemene voordelen. Denk hierbij aan uniformiteit inkoopproces organisatiebreed, snellere doorstroom van inkoopfacturen en een beter inzicht in de processtatus lopende de afwikkeling van inkoopfacturen. De meer bedrijfsgebonden voordelen zijn pas na een zorgvuldige analyse van het huidige proces en formulering van het gewenste proces te bepalen. Zo zijn de volgende punten nauwgezet geanalyseerd:
* De huidige workflow van een inkoopfactuur.
* De knelpunten die hierbij naar boven komen.
* De werking en mogelijkheden van digitale factuurverwerking.
* De gewenste werkwijze.
Binnen de meeste organisaties zal een beschrijving van de huidige werkwijze bekend zijn. Het kan zijn dat deze op papier staat of in de vorm van andere representatieve informatie. Een van de ervaringen bij het opstellen van een workflow is dit nooit alleen te doen, maar te zorgen voor feedback van medewerkers die dagelijks facturen verwerken. Mogelijke knelpunten zullen per organisatie variëren. Binnen BAM Wegen West wordt de doorlooptijd van een factuur als grootste knelpunt gezien, dus vanaf het moment van binnenkomst tot aan accordering door bedrijfsleider of controller.
De werking van een digitaal factuur verwerkingsysteem is in een aantal stappen te verdelen. Zo wordt de factuur direct bij binnenkomst gescand en herkent. Vanaf dat moment zal de factuur worden afgehandeld in een digitale omgeving.
Een zorgvuldige analyse van de bovenstaande punten alleen is nog geen garantie voor succes. Het geslaagd implementeren van een digitaal factuur venverkingssysteem (en in mijn ogen ieder ander systeem) valt of staat met de bereidwilligheid van het personeel en het management om het systeem daadwerkelijk te gebruiken. Een betrokken topmanagement en draagvlak onder het personeel zijn van essentieel belang voor het doen slagen van een dergelijk traject. Het management zal duidelijkheid moeten creëren over het hoe en het waarom dit traject wordt ingezet. Het management moet ook luisteren naar signalen vanuit de organisatie gedurende de implementatie. Draagvlak onder het personeel wordt niet alleen gecreëerd door de dagelijkse gebruikers van het nieuwe pakket te overtuigen van de noodzaak. In veel organisaties komen medewerkers voor die een sterke invloed hebben op hun collega's, als deze medewerkers te overtuigen zijn van de noodzaak zal hun invloed een positieve uitwerking hebben op de rest van de organisatie.
Voordat dat deze trajecten geïnitieerd gaan worden en achteraf blijkt dat de lasten niet in verhouding staan tot de baten, moet er rekening gehouden worden met de volgende kosten schatting:
* Aanschafkosten variëren van 50k tot 100k. Deze kosten bestaan uit de aanschaf van de software en bijkomende hardware, opleiding en overige implementatie kosten.
* Jaarlijkse kosten variëren van 5k tot 20k. Deze kosten bestaan voornamelijk uit licenties, servicecontracten en overig onderhoud.
Wat levert een dergelijke investering nu eigenlijk op? In het begin van de samenvatting zijn al een aantal kwantitatieve algemene voordelen benoemd die binnen bijna iedere organisatie gerealiseerd kunnen worden. Om een beeld te geven van hoe de terugverdientijd zich houdt tot investering volgen hier enkele belangrijke kwalitatieve voordelen:
* Up-to-date inzicht in de cashflow, hier kan geen kwantitatieve norm aan gehangen worden, maar hier gaat het om het zicht op de dagelijks benodigde liquide middelen.
* Papier besparing, door het digitaliseren van het proces wordt er aanzienlijk bespaard op kopieerkosten, alleen voor de afdrukkosten op de financiële administratie kan een besparing worden gerealiseerd van € 2.500,- tot € 3.000,- per jaar. Over de gehele organisatie genomen kan de totale besparing een veelvoud worden.
* Door het verlagen van de administratieve last op de financiële administratie, kan er een besparing gerealiseerd worden van 1.5 Re. Uitgaande van een modaal inkomen van € 3 1.930,- kan de volgende besparing worden behaald € 72.000,- per jaar.
* De besparing van fte'ers op de financiële administratie kan ook gebruikt worden voor omscholing van deze personeelsleden, zodat zij op andere plaatsen binnen de organisatie kunnen bijdragen aan het realiseren van de bednjfsdoelstellingen.

Toon meer
OrganisatieDe Haagse Hogeschool
AfdelingAFM Bedrijfseconomie
PartnersBAM Wegen regio West bv, Den Haag
Jaar2009
TypeBachelor
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 26 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk