Samenvatting

D2 Project Parket is in 1992 opgericht door Dirk Dotman en het is gevestigd in Nieuwegein. D2 Project Parket is een organisatie die houten vloeren, parket en laminaat levert in zowel gangbare systemen als project-gebonden maatwerk. D2 Project Parket levert zowel aan grootverbruikers als aan particulieren.
Om binnen het parketbranche te kunnen overleven is het belangrijk om inzicht te hebben in de interne processen van D2 Project Parket en weten wat de risico's zijn. D2 Project Parket beschikt niet over een AO-beschrijving.
Verder is D2 Project Parket ook controleplichtig en wordt er een wettelijke controle uitgevoerd door de accountant. Hierbij heeft een accountant een groot belang bij een AO-beschrijving om de jaarrekening te controleren. Dit kan leiden tot een goedkeurende accountantsverklaring.

Probleemstelling
De probleemstelling is: 'Hoe kan door middel van een AO-beschrijving de administratieve organisatie van D2 Project Parket worden verduidelijkt en verbeterd worden'?

Doelstelling
Het doel dat ik wil bereiken is duidelijk te maken wat de rol/processen van elke afdeling is en waar de mogelijke verbeterpunten liggen. Door het opstellen van aanbevelingen voor de verbeterpunten, kunnen de processen beter worden beheerst en ontstaat er betrouwbare informatie. Op basis van dit zou D2 Project Parket betere beslissingen kunnen nemen en makkelijker kunnen inspelen op de veranderingen binnen en buiten de organisatie.
Stappen van het onderzoek
De processen van inkoop, verkoop, magazijn, logistiek en financieel administratief zijn beschreven. De benodigde informatie is verkregen door de literatuur te bestuderen, zelf werkzaamheden binnen de organisatie te verrichten en documenten door te nemen. Daarnaast heb ik ook de directeur geïnterviewd.
Bij de beschrijving van de processen van D2 Project Parket, zijn per proces de knelpunten/verbeterpunten aangegeven. Naar aanleiding van deze knelpunten/verbeterpunten zijn er aanbevelingen gedaan. Hieronder staan de knelpunten/verbeterpunten met de aanbevelingen:

Inkoopproces

Knelpunt 1
Er zou rekening moeten worden gehouden met potentiële(nieuwe) leveranciers. D2 Project Parket beschikt alleen over de gegevens van de huidige leveranciers. Deze zijn meestal niet helemaal compleet en volledig. Deze moeten worden aangevuld en actueel worden gehouden.
Het risico kan ontstaan dat er tegen een hogere prijs wordt ingekocht dan bij een ander (nieuw) leverancier het geval zou zijn. Ze moeten dus ook de gegevens van de potentiële leveranciers vastleggen, zodat ze kunnen profiteren van eventuele schaalvoordelen.

Aanbeveling 1
Er wordt aanbevolen om de gegevens van de huidige leveranciers en potentiële leveranciers vast te leggen in een leveranciersbestand, waardoor men een betere keuze kan maken. Ook zou D2 Project Parket kunnen profiteren van de schaalvoordelen zoals betere kwaliteit en of lagere inkoopprijs

Knelpunt 2
Een ander is knelpunt/verbeterpunt is dat D2 Project Parket niet beschikt over een inkoopplan of
inkoopbudget. Als er grote hoeveelheden worden ingekocht, leidt dit tot hoge kosten. Dit zijn
kosten die D2 Project Parket zelf moet betalen, wat invloed kan hebben op de resultaten van de
onderneming.
Aanbeveling 2
Het is aan te bevelen dat D2 Project Parket een inkoopbudget aanhoudt. De kosten worden
geschat en op basis van deze schatting kan een budget worden gevormd. Als er meer moet
worden ingekocht dan wat het budget toelaat, zou dit eerst moeten worden overlegd met de directeur.

Verkoopproces

Knelpunt
De gegevens van de potentiële klanten worden niet in het systeem of in het dossier vastgelegd.
Ook wordt er geen contact met de potentiële klanten opgenomen om ze verder te helpen.
Hierdoor weet men niet precies wat de wensen van deze potentiële klanten zijn. De kans is dan groot dat D2 Project Parket deze klanten misloopt en hierdoor ook een deel van de omzet. Ook wordt niet bijgehouden of er al aan het verzoek van de klanten is voldaan.

Aanbeveling
Het is aan te bevelen dat D2 Project Parket een klantenbestand bijhoudt. Hier staan dan de Nawgegevens van de potentiële klanten in. Alle handelingen die worden ondernomen, zouden in het bestand moeten worden vermeld.

Magazijnproces

Knelpunt
Er wordt geen dagoverzicht gemaakt van de te ontvangen goederen. Alleen het hoofd inkoop weet precies wanneer de bestelde goederen binnenkomen. De andere werknemers weten niet welke goederen moeten worden ontvangen en of dit wel klopt me de bestelling.

Aanbeveling
Een aanbeveling is dat de inkoper ervoor zorgt dat er een uitdraai wordt gemaakt van de te verwachten goederen en dat dit ter beschikking is voor de andere werknemers.

Financieel-administratief proces

Knelpunt
Een knelpunt/verbeterpunt is dat een debiteur niet binnen de afgesproken betalingstermijn betalen. D2 project parket moet veel moeite doen om het geld binnen te krijgen. Het kost veel tijd om de vorderingen toch binnen te krijgen. Ook wordt er niet goed bijgehouden als een debiteur een vastgestelde krediettermijn heeft overschreden, waardoor er niet tijdig maatregelen kunnen worden genomen. Openstaande vorderingen brengen het risico van oninbaarheid met zich mee. Dit betekent dat D2 Project Parket een deel van de omzet misloopt.

Aanbeveling
Aanbevolen wordt om een geautomatiseerd systeem in voeren dat na afloop van de betaaltermijn automatisch een herinnering naar de debiteur stuurt. Als er dan nog steeds niet is betaald, zou er telefonisch contact kunnen worden opgenomen met de debiteur en hem meedelen dat er een bepaalde factuur niet is betaald. Als er na enige tijd nog steeds niet is betaald, kan er een schriftelijk betalingsverzoek worden verstuurd naar de debiteur. Als deze maatregelen niet helpen, zou er een incassobureau of een deurwaarder ingeschakeld kunnen worden.
Een ander aanbeveling is dat er een korting wordt verleend aan grootverbruikers als ze binnen een bepaalde tijd betalen. Dit kan zorgen voor een snelle betaling.