Samenvatting

Risicovolle evenementen en communicatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Risicovolle evenementen gaan gepaard met verschillende soorten communicatie, maar in deze scriptie staat risico- en crisiscommunicatie centraal. Risico- en crisiscommunicatie bij een risicovol evenement zijn cruciaal en dragen bij aan een veilig evenement, wat van belang is voor de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). Want niemand zit te wachten op een crisis tijdens een evenement, toch? Meer grip krijgen op de communicatie rondom een risicovol evenement is aanleiding geweest voor deze scriptie. Het onderzoek richt zich dus op risico- en crisiscommunicatie tijdens een evenement, bekeken vanuit de VRHM. De centrale vraag is: 'Op welke manier kan de VRHM effectief communiceren met haar burgers betreft het voor-, tijdens- en na-traject van een risicovol evenement? Om deze vraag te beantwoorden is kwalitatief onderzoek uitgevoerd. De methodieken die worden gebruikt zijn: - Half gestructureerde interviews – Literatuuronderzoek – Deskresearch. De interviews zijn gehouden met professionals op het gebied van communicatie en evenementen. De respondenten werken allemaal voor een van de samenwerkingspartners van de VRHM (hulpdiensten en gemeenten) of werken voor een andere veiligheidsregio (VRU, VRGZ) of evenementenorganisatie (Stichting Vierdaagse). De conclusies zijn opgedeeld in drie onderdelen, namelijk (1) communiceren met bezoekers van een evenement, (2) communiceren met de evenementenorganisatie en (3) de samenwerking van de communicatie bij risicovolle evenementen. In deze onderdelen worden de conclusies van het voor-, tijdens- en na-traject van het evenement besproken. Conclusies van het onderdeel 'communiceren met bezoekers' is dat er te weinig afstemming is over wie wat gaat communiceren, er teveel nadruk op social media wordt gelegd in een crisisfase, er vaak een vrij onbekende doelgroep is en dat handelingsperspectief zeer belangrijk is. De belangrijkste conclusie in het onderdeel 'communiceren met de evenementenorganisatie' is dat er betere afspraken gemaakt moeten worden. De evenementenorganisatie wordt nog te weinig geacht na te denken over de risico- en crisiscommunicatie rondom zijn evenement. In de samenwerking met alle partijen binnen de VRHM is ook een hoop te winnen. De reden is dat er wel degelijk mensen met veel kennis over dit onderwerp zijn, maar er nog (te) weinig gestructureerd is voor communicatie bij risicovolle evenementen. Dit geldt niet alleen voor de VRHM, want ook uit kort onderzoek bij andere veiligheidsregio’s blijkt dat dit ook hier nog weinig gewaarborgd is. In het theoretisch kader van deze scriptie worden de theorieën en visies beschreven die ter ondersteuning van deze scriptie dienen. De belangrijkste hieruit zijn: - Inzicht krijgen door contact - De contingentiebenadering - Alles is communicatie - Het doelen en middelenschema van Quirke - De effectfilter van informatieoverdracht - Het merkdenken - Trends en ontwikkelingen. Het strategische advies is ontstaan door de conclusies van het onderzoek met de theorie en mijn eigen inzichten en ervaringen te verbinden. Het advies is opgedeeld in een deel risicocommunicatie en een deel crisiscommunicatie. Voor risicocommunicatie worden drie adviezen gegeven. Advies 1 is een toolkit ontwikkelen voor evenementenorganisatoren met tips & tricks, checklijsten, standaard VRHM: Veiligheidsregio Hollands Midden VRU: Veiligheidsregio Utrecht VRGZ: Veiligheidsregio Gelderland-Zuid Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdingsprocedure 7 boodschappen en aanbevolen middelen etc. De toolkit is bedoeld om organisatoren handvatten te geven voor risico- en crisiscommunicatie. Advies 2 vertelt ook de middelen van de organisatie te gebruiken, omdat deze een veel groter bereik hebben. Het derde advies (advies 3) beveelt aan om specifieke evenementen te verwerken in de al bestaande campagne over risico’s bij evenementen. De rode lijn voor het advies voor risicocommunicatie is dus veelal gebruik te maken van informatie en middelen die al bestaan. De adviezen voor crisiscommunicatie zijn opgedeeld in twee thema’s, namelijk a) de voorbereiding en b) incidentbestrijding. De adviezen voor de voorbereiding van crisiscommunicatie gaan in op het beter structureren van de communicatie (advies 4) door een communicatieparagraaf toe te voegen aan het veiligheidsplan wat de organisatie op moet stellen, een communicatieparagraaf in het integraal advies van de hulpdiensten waar wordt doorverwezen naar de toolkit (de hulpdiensten hoeven dit dus niet zelf te verzinnen) en het koppelen van een aantal schema’s voor piketfunctionarissen (paraatheidsrooster, evenementenkalender, oefeningenschema). Het ordenen van de informatie zorgt ervoor dat alles op één plek staat en het voor iedereen gemakkelijk te vinden is. Bij de voorbereiding van crisiscommunicatie hoort ook het meer inzicht krijgen in de, vaak nog onbekende, doelgroep van een evenement, om hier in tijden van crisis gerichter naar te kunnen communiceren (advies 5). Hoewel dit voornamelijk taak is voor de organisatie, moet de VRHM wel zorgen dat dit gebeurt. Tijdens de incidentbestrijding zijn een aantal adviezen belangrijk. Het eerste advies hiervoor luidt: goed luisteren naar de omgeving en hierop inspelen (advies 6). Belangrijk is te onthouden dat geen communicatie ook communicatie is! Advies 7 sluit aan op advies 2 over risicocommunicatie, namelijk gebruik elkaars middelen, ook tijdens een crisis. Weet wie welke middelen tot zijn beschikking heeft en maak hierover afspraken. Advies 8 is een hele praktische maar zeer belangrijke, namelijk maak een mix van digitale en analoge middelen. Waarborg dat er te allen tijde gecommuniceerd kan worden, ook als er geen ontvangst is op het evenement. Het laatste en daarmee negende advies wat meegeven wordt, is een informatiedocument voor risicovolle evenementen te ontwikkelen welke gebruikt kan worden in GRIP (Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdingsprocedure). Hier staan alle punten in waar rekening mee moet worden gehouden bij een crisis op een evenement en tips als bijvoorbeeld direct contact opnemen met de evenementenorganisator. Al met al is het dus belangrijk om de communicatie rondom evenementen beter te structureren met bovenstaande adviezen. Om dit plan goed te laten landen zijn er een aantal belangrijke randvoorwaarden, namelijk: heldere afspraken maken, vertrouwen op communicatie, bewustzijn van communicatie bij evenementenadviseurs en vergunningverlener, capaciteit vrijmaken voor de actiepunten en misschien wel het meest belangrijke: iemand verantwoordelijk maken voor de communicatie rondom risicovolle evenementen.