De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk

Terug naar zoekresultatenDeel deze publicatie

Effectiviteitsanalyse planning & control-cyclus

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Effectiviteitsanalyse planning & control-cyclus

Rechten: Alle rechten voorbehouden

Samenvatting

De planning en control-cyclus (hierna: P&C-cyclus) geeft systematisch richting aan het proces om inzicht te verkrijgen in welke activiteiten ondernomen dienen te worden in een bepaalde periode om de realisatie van de doelstelling van de organisatie te bewaken. De gemeente Middelburg maakt gebruik van de P&C-cyclus. Deze is deels voorgeschreven door het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en deels zelf ingevuld door de gemeente Middelburg. De P&C-cyclus van de gemeente Middelburg kent zes producten: het werkprogramma, de kaderbrief, de begroting, de eerste berap, de tweede berap en de jaarstukken. Het is voor de gemeente Middelburg onduidelijk of de huidige P&C-cyclus nog steeds effectief is als sturingsinstrument. Daarnaast is er geen inzicht hoe de Raad, het college, de directie en de afdelingshoofden (hierna: management) deze huidige P&C-cyclus ervaren. Het gevolg hiervan is dat de P&C-cyclus is geworden tot een standaard bedrijfsproces, waarbij het kritisch vermogen aangaande de effectiviteit naar de achtergrond is geschoven. Van belang is dat de producten van de P&C-cyclus een hoge informatiewaarde vertegenwoordigen waardoor de Raad, het college en het management optimaal in staat worden gesteld om tijdig bij te sturen. Het doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in de effectiviteit van de huidige P&C-cyclus. Conclusies zullen volgen uit de centrale vraag: ‘In hoeverre geeft de planning en control-cyclus van de gemeente Middelburg adequate (stuur-) informatie zodat de Raadsleden, de collegeleden en de managementleden kunnen bijsturen?’ Aanbevelingen zijn gedaan aan de gemeente Middelburg ter verbetering van de P&C-cyclus. Voor de dataverzameling is voor dit onderzoek gebruik gemaakt van deskresearch en gestructureerde interviews. Er zijn in totaal negen respondenten geïnterviewd. De data-analyse is gedaan door de opnames van de interviews om te zetten in transcripten. De transcripten zijn vervolgens open gecodeerd waarna deze axiaal werden gecodeerd in codeboeken.
De P&C-cyclus is gebaseerd op de PDCA-cirkel, hierbij is de essentie dat de organisatie zich continu verbeterd door de vier fasen te doorlopen: plan, do, check en act. Het meerjarenplan en de begroting zijn gericht op de uitvoering van het (financieel) beleid. De tussentijdse rapportages en de programmarekening zijn enerzijds bedoeld om de voortgang van de plannen te meten en zo nodig bij te sturen en anderzijds om aan het einde van de periode het gevoerde (financieel) beleid te verantwoorden. Adequate (stuur-) informatie zorgt ervoor dat de producten en activiteiten van een organisatie goed functioneren. De kwaliteitseisen van adequate (stuur-) informatie bestaan uit de factoren: volledigheid, relevantie, actualiteit, juistheid, nauwkeurigheid en tijdigheid.
Uit praktijk onderzoek blijkt dat de P&C-cyclus van de gemeente Middelburg niet bij alle producten voldoet aan de kwaliteitseisen waaraan adequate (stuur-) informatie getoetst wordt. Volgens de respondenten zijn de kaderbrief en de begroting de enige twee producten waarbij aan alle kwaliteitseisen wordt voldaan. Aan de kwaliteitseisen qua actualiteit en tijdigheid wordt bij de twee beraps en de jaarstukken niet voldaan. De tweede berap voldoet ook niet aan de kwaliteitseis; nauwkeurig. De tweede berap is te kort geschreven en te laat beschikbaar in de Raad om bijsturing mogelijk te maken. Hierdoor wordt de tweede berap als een controle-instrument gebruikt in plaats van een sturingsinstrument. Met de eerste berap kan nog enigszins worden bijgestuurd, al is het eerste kwartaal een te korte periode om een duidelijk beeld te krijgen over het verloop van het jaar. Met de jaarstukken kan nog enigszins worden bijgestuurd op het volgend boekjaar, al ziet niet iedere gebruiker dit in. Niet ieder Raadslid beschikt over financiële kennis om de jaarrekening te begrijpen. Hierdoor wordt de jaarrekening alleen gelezen door de Raadsleden met financiële kennis. Om goed te kunnen bijsturen zal ieder Raadslid moeten begrijpen wat de financiële onderbouwing betekent.
Aanbevolen wordt om de tweede berap te laten vervallen en de eerste berap door te schuiven tot peildatum 31 mei of 30 juni, waarna de eerste berap in september gereed is voor behandeling in de Raad. Aanbevolen wordt de tweede berap te vervangen door een korte samenvatting over het gevoerde (financiële) beleid met peildatum 31 oktober of 30 november. Deze wordt in december in de Raad gepresenteerd. Zo kan de Raad enigszins inzien wat het verwachte resultaat van het boekjaar wordt. Om de financiële kennis van ieder Raadslid te verbeteren, wordt aanbevolen om ieder jaar een cursus te geven aan de Raadsleden. Bij deze cursus zal dieper ingegaan worden op de materie van een jaarrekening om zo de financiële kennis van ieder Raadslid te vergroten en hierdoor de mogelijkheid tot (bij)sturing te vergroten.

Toon meer
OrganisatieHZ University of Applied Sciences
OpleidingBedrijfseconomie
InstituutAcademie voor Economie & Management
PartnersGemeente Middelburg
Gepubliceerd in
Datum2016-06-21
TypeBachelorscriptie
TaalNederlands

Op de HBO Kennisbank vind je publicaties van 25 hogescholen

De grootste kennisbank van het HBO

Inspiratie op jouw vakgebied

Vrij toegankelijk